Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- guide_webapp_benevoles [2025/09/20 17:33] – créée - modification externe 127.0.0.1
+++ guide_webapp_benevoles [2025/11/24 10:53] (Version actuelle) – adminapel
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-^🚀 Documentation de l'Application de Gestion d'Événements|
+====== 🚀 Guide de la Plateforme Bénévoles APEL ======
-|Bienvenue dans le guide d'utilisation de l'application de gestion d'événements et d'inscriptions de bénévoles. Ce document est conçu pour vous aider, que vous soyez un bénévole souhaitant s'inscrire ou un administrateur chargé de la gestion de la plateforme.|
-^👨‍👩‍👧‍👦 Guide pour les Bénévoles (Partie Publique)^|
+Bienvenue sur le guide d'utilisation de l'application de gestion des événements. Ce guide est divisé en deux parties : l'une pour les **parents bénévoles** et l'autre pour les **administrateurs** de l'APEL.
-|🗓️ 1. Consulter les Événements|La page d'accueil est le portail des événements. Vous y trouverez : \\ * **Les événements à venir :** Listés en premier, ce sont les événements pour lesquels vous pouvez vous inscrire. \\ * **Les événements terminés :** Ils apparaissent grisés et ne sont plus consultables.|
-|✍️ 2. S'inscrire à un Événement|Une fois que vous avez choisi un événement, cliquez sur "Voir les postes & S'inscrire" pour accéder à la page de l'événement. \\  \\ **Processus d'inscription :** \\ * **Choisissez votre mission :** Les postes disponibles sont présentés dans des sections dépliables. \\ * **Poste avec créneaux :** Si le poste est divisé en créneaux horaires, cochez la ou les cases correspondant aux horaires qui vous intéressent. Les créneaux complets sont grisés et non sélectionnables. Un message d'alerte apparaîtra si vous sélectionnez des créneaux qui se chevauchent. \\ * **Poste sans créneau :** Cochez simplement la case "Je m'inscris pour ce poste". \\ * **Remplissez vos informations :** Indiquez votre prénom, nom et adresse e-mail dans les champs prévus à cet effet. Ces champs sont obligatoires. \\ * **Validez :** Cliquez sur "Valider mon inscription". \\  \\ Après validation, vous recevrez un e-mail de confirmation contenant un lien personnel et sécurisé pour gérer vos inscriptions. Conservez cet e-mail précieusement.|
-|⚙️ 3. Gérer ses Inscriptions|Le lien personnel reçu par e-mail vous donne accès à votre page "Gérer mes inscriptions". Sur cette page, vous pouvez : \\ * Consulter le récapitulatif de tous les créneaux et postes auxquels vous êtes inscrit(e). \\ * Vous désinscrire d'un créneau spécifique en cliquant sur l'icône de poubelle. Une confirmation vous sera demandée. \\ * Ajouter vos créneaux à votre calendrier personnel (Google, Outlook, etc.) en téléchargeant un fichier .ics. \\ * **Supprimer toutes vos données :** Une option dans la section "Options avancées" vous permet de supprimer définitivement toutes vos inscriptions et informations personnelles (nom, e-mail).|
-|❓ 4. Lien de Gestion Perdu ?|Si vous avez perdu l'e-mail contenant votre lien de gestion, pas de panique ! \\ * Rendez-vous sur la page d'accueil. \\ * Cliquez sur le lien "Lien de gestion perdu ?" dans le pied de page. \\ * Saisissez votre adresse e-mail. Si des inscriptions sont associées à cette adresse, un nouveau lien vous sera envoyé.|
-^🔑 Guide pour les Administrateurs^|
+L'application est conçue pour être simple, sécurisée (pas de mot de passe pour les parents) et adaptée aux mobiles.
-|🔐 1. Connexion|Pour accéder à l'espace d'administration, rendez-vous sur l'URL **/admin** et connectez-vous avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.|
-|📊 2. Tableau de Bord|La page d'accueil de l'administration est votre tableau de bord. Il vous offre une vue d'ensemble rapide : \\ * **Prochains Événements :** Un accès rapide pour gérer les événements à venir. \\ * **Activité Récente :** Un journal des dernières actions (inscriptions, annulations) sur la plateforme.|
-|📅 3. Gestion des Événements|**Liste des Événements** \\ Cette page affiche tous les événements ("à venir et en cours" / "passés"). Pour chaque événement, vous pouvez : \\ * **Activer/Désactiver :** Rendre un événement visible ou non sur le site public. \\ * **Gérer :** Accéder à sa page de gestion détaillée (postes, créneaux, inscrits). \\ * **Modifier :** Changer ses informations de base (titre, dates, etc.). \\ * **Dupliquer (Super Admin) :** Créer une copie conforme (postes et créneaux inclus). \\ * **Supprimer :** Effacer définitivement un événement et ses données. \\  \\ **Créer ou Modifier un Événement** \\ Le formulaire vous permet de définir : \\ * Le Titre et la Description. \\ * Le Slug (partie de l'URL), généré automatiquement mais modifiable. \\ * Les dates de début et de fin. \\ * Les emails de notification pour recevoir une alerte à chaque inscription. \\ * L'état (Actif/Inactif).|
-|📌 4. Page de Gestion d'un Événement|**A. Gestion des Postes** \\ * **Actions :** Ajouter, Modifier, Activer/Désactiver un poste. \\ * **Dupliquer les créneaux :** Copier tous les créneaux d'un poste vers un autre (avec décalage de date optionnel). \\ * **Options d'un poste :** Géré avec ou sans créneaux, nombre max. de participants, champs personnalisés (ex: "Salle", "Professeur référent"). \\  \\ **B. Gestion des Créneaux (pour les postes concernés)** \\ * **Ajouter un créneau :** Crée un créneau unique. \\ * **Ajouter des créneaux en masse :** Un outil puissant pour générer de multiples créneaux sur plusieurs jours. \\ * **Actions sur un créneau :** Modifier, Dupliquer ou Supprimer un créneau existant. \\ * **Dupliquer une journée :** Copier tous les créneaux d'un jour vers une autre date.|
-|👥 5. Gestion des Inscrits|La liste complète des bénévoles inscrits, par poste et par créneau. \\  \\ **Deux vues disponibles :** \\ * **Liste Détaillée :** Une vue en accordéon qui liste les inscrits par poste, jour et créneau. \\ * **Vue d'ensemble visuelle :** Une timeline qui montre l'occupation des créneaux heure par heure. \\  \\ **Actions possibles :** \\ * **Supprimer une inscription :** Désinscrire manuellement un bénévole (qui recevra un e-mail d'annulation). \\ * **Contacter les bénévoles :** Envoyer un e-mail aux inscrits d'un ou plusieurs postes. Utilisez la balise **[PRENOM]** pour personnaliser. \\ * **Exporter en CSV :** Téléchargez la liste complète des inscrits, compatible avec les tableurs comme Excel.|
-|📈 6. Statistiques|Une vue d'ensemble de l'activité sur la plateforme. \\ * **Indicateurs clés :** Nombre total de bénévoles uniques, d'inscriptions et d'événements. \\ * **Graphiques :** Répartition des inscriptions par événement. \\ * **Top Listes :** Classement des bénévoles les plus actifs et des postes les plus demandés.|
-|🧑‍💼 7. Gestion des Utilisateurs|**(Super Administrateurs uniquement)** \\ * Créer, modifier, supprimer des comptes administrateurs. \\ * **Assigner des rôles :** \\ * **Éditeur :** Ne peut gérer que les événements qui lui sont spécifiquement assignés. \\ * **Super Administrateur :** A un accès complet à tous les événements et fonctionnalités, y compris la gestion des autres utilisateurs. \\ * **Gérer les permissions :** Pour un éditeur, vous pouvez cocher les événements auxquels il aura accès.|
+> **Note :** L'accès à la plateforme est public et ne nécessite pas de création de compte au préalable.
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+====== 👨‍👩‍👧‍👦 Espace Parents Bénévoles ======
+==== 1. Accéder et Choisir un Événement ====
+Rendez-vous sur la page d'accueil du portail. Vous y trouverez deux sections :
+  * **Les événements à venir :** Ce sont les événements ouverts aux inscriptions. Cliquez sur le bouton **"Voir les postes & S'inscrire"**.
+  * **Les événements terminés :** Ils sont grisés et archivés pour consultation uniquement.
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+==== 2. S'inscrire à une Mission ====
+Une fois sur la page de l'événement, le processus est le suivant :
+  - **Lire la description :** Cliquez sur "Voir la description" pour avoir tous les détails de l'événement.
+  - **Choisir un Poste (Pôle) :** Les missions sont listées (ex: "Buvette", "Sécurité", "Installation"). Cliquez sur le titre d'un poste pour voir les détails.
+  - **Sélectionner ses disponibilités :**
+    * **Poste avec créneaux horaires :** Cochez les cases correspondant à vos heures de disponibilité.
+      * //Note : Les créneaux complets apparaissent grisés et ne peuvent plus être cochés.//
+      * //Attention : Le système vous empêchera de sélectionner deux créneaux qui se chevauchent sur le même horaire.//
+    * **Poste sans horaire spécifique :** Cochez simplement la case "Je m'inscris pour ce poste".
+  - **Remplir ses informations :**
+    * **Prénom & Nom :** Indispensables pour le planning.
+    * **Nombre de personnes :** Vous venez en couple ou avec un ami ? Indiquez "2" (ou plus) dans la case quantité pour réserver plusieurs places d'un coup.
+    * **Email :** **Très important.** C'est sur cette adresse que vous recevrez votre lien de gestion.
+    * **Commentaire :** Facultatif (ex: "Je peux ramener une glacière").
+Cliquez sur **"Valider mon inscription"**. Un message de succès apparaîtra.
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+==== 3. Confirmation et Lien Magique (Token) ====
+Le système ne demande pas de mot de passe. À la place, vous recevez immédiatement un **email de confirmation** contenant un **lien personnel et sécurisé**.
+> **⚠️ Important :** Ce lien est votre seule clé d'accès pour modifier ou annuler vos inscriptions plus tard. Gardez-le précieusement !
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+==== 4. Gérer ses Inscriptions (Mon Espace) ====
+En cliquant sur le lien reçu par email, vous accédez à votre tableau de bord personnel "Gérer mes inscriptions".
+  * **Vue d'ensemble :** Retrouvez la liste de tous vos engagements passés et futurs.
+  * **Export Calendrier (ICS) :** Cliquez sur l'icône de calendrier pour télécharger l'événement et l'ajouter automatiquement à votre agenda (Google, Outlook, Apple...).
+  * **Annuler une inscription :**
+    * Cliquez sur l'icône **Poubelle** à côté d'un créneau.
+    * Une confirmation vous sera demandée.
+    * La place est alors immédiatement libérée pour un autre parent.
+  * **Suppression totale (RGPD) :** Tout en bas de page, la section "Options avancées" vous permet de supprimer définitivement toutes vos données de nos serveurs.
+> **Lien perdu ?** Sur la page d'accueil, cliquez sur "Lien de gestion perdu ?" en bas de page. Entrez votre email pour recevoir un nouveau lien d'accès instantanément.
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+====== 🔑 Espace Administrateurs ====
+L'administration permet de créer les événements, configurer les plannings et suivre les bénévoles.
+==== 1. Connexion et Rôles ====
+L'accès se fait via l'URL **/admin**.
+  * **Super Administrateur :** Accès total à la configuration, gestion des autres utilisateurs et suppression d'événements.
+  * **Éditeur :** Accès uniquement aux événements qui lui ont été assignés par un Super Admin.
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+==== 2. Créer / Modifier un Événement ====
+Depuis la liste des événements, cliquez sur "Créer un événement".
+  * **Titre & Description :** Utilisez le format Markdown pour mettre en forme le texte (gras, listes...).
+  * **Slug :** Généré automatiquement (c'est l'adresse web de l'événement).
+  * **Dates :** Définissent la durée globale de l'événement.
+  * **Configuration Emails :**
+    * //Nom/Email expéditeur :// Personnalisez qui envoie le mail (ex: "APEL Kermesse").
+    * //Emails de notification :// Ajoutez les emails des organisateurs (séparés par des virgules) pour recevoir une alerte à chaque nouvelle inscription parent.
+  * **Visibilité :** Laissez l'interrupteur sur "Inactif" tant que vous configurez les créneaux. Passez-le sur "Actif" pour ouvrir les inscriptions au public.
+> **Astuce :** Vous pouvez dupliquer un événement existant (avec tous ses postes et créneaux) via l'icône de copie dans la liste des événements.
+----
+==== 3. Configuration des Postes et Créneaux ====
+C'est le cœur de la gestion. Dans la page "Gérer" de l'événement :
+=== A. Créer un Poste (Pôle) ===
+Un poste représente une mission (ex: Buvette).
+  * **Avec créneaux horaires :** Cochez la case "Gérer ce poste avec des créneaux".
+  * **Sans créneaux (Quota global) :** Décochez la case et définissez simplement un nombre max de participants (ex: "Nous avons besoin de 10 personnes pour faire des gâteaux chez elles").
+  * **Champs personnalisés :** Vous pouvez demander des infos spécifiques pour ce poste (ex: "Classe de l'enfant", "Taille de t-shirt"). Ces champs apparaîtront sur le formulaire d'inscription.
+=== B. Générer les Créneaux (Planning) ===
+Une fois le poste créé, ouvrez-le pour ajouter les horaires :
+**Ajout manuel :** Un par un (utile pour les ajustements).
+**Ajout en masse (Recommandé) :**
+  - Sélectionnez les jours sur le calendrier (ex: le samedi et le dimanche).
+  - Définissez vos modèles (ex: 10h-12h, 12h-14h, 14h-16h).
+  - Définissez le nombre de places par créneau (ex: 3 personnes).
+  - Validez : le système génère tous les créneaux d'un coup.
+**Duplication :**
+Vous pouvez copier tous les créneaux d'une journée vers une autre, ou copier tous les créneaux d'un poste vers un autre poste (avec décalage de jours possible).
+----
+==== 4. Suivi et Gestion des Bénévoles ====
+Dans la page de gestion de l'événement :
+**Vues des Inscrits :**
+  * **Liste Détaillée :** Vue classique par poste.
+  * **Vue Visuelle (Timeline) :** Permet de voir graphiquement les "trous" dans le planning heure par heure.
+**Actions sur un bénévole :**
+  * **Modifier :** Vous pouvez changer son créneau, son nom, ou le nombre de personnes.
+  * //Note : Si vous changez l'heure d'un créneau, le bénévole reçoit automatiquement un email de notification.//
+  * **Répondre :** Si un bénévole a laissé un commentaire, une icône apparait. Vous pouvez lui répondre directement par email depuis l'interface.
+  * **Supprimer :** Désinscrire un bénévole (il recevra un email d'annulation).
+**Communication :**
+Utilisez le bouton **"Contacter les bénévoles"** en haut de page.
+  * Sélectionnez les postes ciblés (ex: envoyer un mail uniquement à la "Sécurité").
+  * Rédigez votre message.
+  * Utilisez la balise **[PRENOM]** : elle sera remplacée automatiquement par le prénom du destinataire.
+**Export :**
+Le bouton **"Exporter en CSV"** génère un fichier Excel complet avec toutes les données (y compris les champs personnalisés) pour le jour J.
+----
+==== 5. Automatisations et Alertes (J-3) ====
+Le système travaille pour vous :
+  * **Confirmation immédiate :** Envoi du mail récapitulatif lors de l'inscription.
+  * **Notification Admin :** Si configuré, les admins reçoivent un mail à chaque mouvement.
+  * **Alerte modification :** Si un admin déplace un créneau, le bénévole est prévenu.
+  * **Rappel Automatique (J-3) :**
+    * Un script automatique tourne chaque jour.
+    * Il envoie un **email de rappel** à tous les bénévoles inscrits pour un créneau qui a lieu dans **3 jours**.
+    * Ce mail rappelle l'heure, le poste et contient le lien pour annuler en cas d'empêchement de dernière minute.