🔒 RGPD : ce que fait l'APEL avec vos données [APEL Saint Joseph La Salle de Wattrelos]

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====== 🔒 RGPD : ce que fait l'APEL avec vos données ======

^📌 Fiche Express|
|**🎯 Objectif :** Décrire les données personnelles traitées par l'APEL, les obligations RGPD associées, et les documents en place pour y répondre.|
|**⚠️ Pas de "déclaration RGPD" à faire :** Le RGPD (2018) a remplacé les anciennes déclarations préalables à la CNIL par une logique d'auto-conformité : minimiser les données collectées, informer les familles, documenter dans un registre.|
|**👥 Qui pilote :** Le ou la secrétaire du bureau (référent RGPD). Le ou la président·e représente l'association, responsable des traitements.|
|**✉️ Contact familles :** bureau@apelstjosephwattrelos.fr|
|**🔗 À lire aussi :** [[fonctionnement:violation_de_donnees|Fuite ou perte de données : que faire ?]] — [[fonctionnement:honorabilite_des_membres|Vérification du B3]] — [[guide:guide_webapp_benevoles|Application Bénévoles]] — [[fonctionnement:roles_du_bureau|Rôles du bureau]]|

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===== 📋 Quelles données l'APEL traite =====

Le détail complet (finalité, base légale, destinataires, sécurité) est dans le **registre des traitements** (voir plus bas). En résumé :

^ Traitement ^ Données collectées ^ Conservation ^
| **Adhésion / cotisation** | Nom, prénom, adresse postale du parent adhérent, transmis par l'OGEC | Durée de l'adhésion, suppression au départ de l'enfant |
| **Vérification du B3** (membres du CA) | Nom, prénom, conformité (oui/non), date du contrôle — jamais le contenu du bulletin | Durée du mandat ; le B3 n'est jamais conservé ([[fonctionnement:honorabilite_des_membres|page dédiée]]) |
| **Bénévoles** (application web) | Nom, prénom, email, créneaux, commentaire, informations de contexte (ex. classe) | Anonymisation automatique 36 mois après l'événement |
| **Billetterie / précommandes** (HelloAsso + HelloBoard) | Nom, prénom, email, commande, pointage, questionnaire de satisfaction | Purge automatique 12 mois après la dernière activité de l'événement |
| **Emails du bureau** (Google Workspace) | Adresse et contenu des échanges | 3 ans après le dernier échange |
| **Groupe WhatsApp** | Nom affiché, numéro, messages | Le temps de la participation |
| **Photos** | Photos d'adultes uniquement — **jamais de photo d'enfant publiée** | 3 ans après l'événement, retrait sur demande |

Dans tous les cas, on ne collecte que ce qui est utile au traitement concerné. Pas de champ "au cas où".

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===== 📣 Information des familles =====

  * **Politique de confidentialité** publique : [[https://apelstjosephwattrelos.fr/confidentialite/|apelstjosephwattrelos.fr/confidentialite]], liée depuis l'accueil du site et l'application Bénévoles.
  * Encart dans le courrier remis aux familles pour la cotisation.
  * Contrat de scolarisation signé chaque année avec l'établissement, qui prévoit la transmission des coordonnées à l'APEL sauf opposition des responsables légaux.
  * Mention sur le formulaire d'inscription de l'application Bénévoles.

Le site n'utilise **ni cookie de mesure d'audience ni outil de suivi**, les polices sont hébergées sur notre serveur, et les emails envoyés par HelloBoard ne contiennent **pas de pixel de suivi d'ouverture**.

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===== 🤝 Convention de mandat APEL–OGEC =====

La collecte des cotisations APEL est réalisée par l'OGEC pour le compte de l'APEL. Cette délégation est encadrée par une **convention de mandat APEL–OGEC** (modèle fourni par l'Apel nationale), signée par le ou la président·e de l'APEL et l'OGEC, qui précise les modalités de transmission des données dans le respect du RGPD.

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===== ✍️ Charte de confidentialité des administrateurs =====

Chaque membre du Conseil d'Administration ayant accès aux données personnelles (listes de cotisants, coordonnées, suivi du B3...) signe une **charte de confidentialité** (modèle Apel nationale). Elle rappelle l'obligation de ne pas divulguer ces données, de ne pas les copier sur un ordinateur personnel et de les utiliser exclusivement dans le cadre de son mandat. Elle est signée par chaque nouvel administrateur à la rentrée.

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===== 🗂️ Registre des traitements =====

Le registre RGPD de l'APEL est tenu par le ou la secrétaire et conservé dans le **Drive du bureau**. Il contient :

  * une fiche par traitement : finalité, base légale, données, destinataires, sous-traitants, durée de conservation, mesures de sécurité ;
  * la liste des **sous-traitants** (OVHcloud, Google, HelloAsso, WhatsApp…) ;
  * l'**analyse AIPD** : aucune analyse d'impact n'est requise pour nos traitements ;
  * le **registre des violations** de données ;
  * le **plan d'actions** de mise en conformité.

Il est relu à chaque rentrée, au renouvellement du CA.

===== 🔁 Revue annuelle (à la rentrée) =====

Les applications suppriment ou anonymisent elles-mêmes leurs données. Le reste se fait à la main, une fois par an, après l'AG :

  * **Emails** : dans la boîte bureau@, rechercher ''older_than:3y'' et supprimer les échanges terminés.
  * **Photos** : supprimer de Google Photos les albums des événements de plus de 3 ans.
  * **Adhérents** : supprimer du Drive les listes OGEC des années précédentes.
  * **B3** : supprimer du fichier de suivi les membres qui ont quitté le CA.
  * **WhatsApp** : retirer du groupe les membres qui ne participent plus.
  * **Accès** : retirer les accès Drive, HelloAsso, Bénévoles et HelloBoard des membres sortants ; changer les mots de passe partagés.
  * **Charte** : la faire signer aux nouveaux administrateurs.
  * **Registre** : relire et mettre à jour.

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===== 🚨 En cas de fuite ou de perte de données =====

Prévenir immédiatement le bureau et suivre la [[fonctionnement:violation_de_donnees|procédure dédiée]] : limiter les dégâts, évaluer le risque, notifier la CNIL sous 72 heures si nécessaire, et **toujours** noter l'incident dans le registre.

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===== 🗑️ Droits des familles =====

Toute personne peut exercer ses droits d'accès, de rectification, d'opposition, à l'effacement, à la limitation ou à la portabilité en écrivant à **bureau@apelstjosephwattrelos.fr**. Réponse dans un délai d'un mois. Les bénévoles peuvent aussi modifier ou supprimer eux-mêmes leurs inscriptions depuis leur lien de gestion.

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===== 📚 Sources =====

  * [[https://www.cnil.fr/fr/cnil-direct/question/fichier-des-membres-benevoles-et-donateurs-dassociations-que-faire|CNIL — Fichier des membres, bénévoles et donateurs d'associations : que faire ?]]
  * [[https://www.cnil.fr/fr/notifier-une-violation-de-donnees-personnelles|CNIL — Notifier une violation de données personnelles]]
  * [[https://apel35.fr/wp-content/uploads/2022/05/lApel-le-RGPD.pdf|Apel 35 — L'Apel, les cotisations & le RGPD]]
  * [[https://apel.fr/politique-de-traitement-des-donnees.html|Apel nationale — Politique de traitement des données]]