🚀 Guide de la Plateforme Bénévoles APEL [APEL Saint Joseph La Salle de Wattrelos]

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====== 🚀 Guide de la Plateforme Bénévoles APEL ======

Bienvenue sur le guide d'utilisation de l'application de gestion des événements. Ce guide est divisé en deux parties : l'une pour les **parents bénévoles** et l'autre pour les **administrateurs** de l'APEL.

L'application est conçue pour être simple, sécurisée (pas de mot de passe pour les parents) et adaptée aux mobiles.

> **Note :** L'accès à la plateforme est public et ne nécessite pas de création de compte au préalable.

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====== 👨‍👩‍👧‍👦 Espace Parents Bénévoles ======

==== 1. Accéder et Choisir un Événement ====

Rendez-vous sur la page d'accueil du portail. Vous y trouverez deux sections :

  * **Les événements à venir :** Ce sont les événements ouverts aux inscriptions. Cliquez sur le bouton **"Voir les postes & S'inscrire"**.
  * **Les événements terminés :** Ils sont grisés et archivés pour consultation uniquement.

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==== 2. S'inscrire à une Mission ====

Une fois sur la page de l'événement, le processus est le suivant :

  - **Lire la description :** Cliquez sur "Voir la description" pour avoir tous les détails de l'événement.
  - **Choisir un Poste (Pôle) :** Les missions sont listées (ex: "Buvette", "Sécurité", "Installation"). Cliquez sur le titre d'un poste pour voir les détails.
  - **Sélectionner ses disponibilités :**
    * **Poste avec créneaux horaires :** Cochez les cases correspondant à vos heures de disponibilité.
      * //Note : Les créneaux complets apparaissent grisés et ne peuvent plus être cochés.//
      * //Attention : Le système vous empêchera de sélectionner deux créneaux qui se chevauchent sur le même horaire.//
    * **Poste sans horaire spécifique :** Cochez simplement la case "Je m'inscris pour ce poste".
  - **Remplir ses informations :**
    * **Prénom & Nom :** Indispensables pour le planning.
    * **Nombre de personnes :** Vous venez en couple ou avec un ami ? Indiquez "2" (ou plus) dans la case quantité pour réserver plusieurs places d'un coup.
    * **Email :** **Très important.** C'est sur cette adresse que vous recevrez votre lien de gestion.
    * **Commentaire :** Facultatif (ex: "Je peux ramener une glacière").

Cliquez sur **"Valider mon inscription"**. Un message de succès apparaîtra.

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==== 3. Confirmation et Lien Magique (Token) ====

Le système ne demande pas de mot de passe. À la place, vous recevez immédiatement un **email de confirmation** contenant un **lien personnel et sécurisé**.

> **⚠️ Important :** Ce lien est votre seule clé d'accès pour modifier ou annuler vos inscriptions plus tard. Gardez-le précieusement !

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==== 4. Gérer ses Inscriptions (Mon Espace) ====

En cliquant sur le lien reçu par email, vous accédez à votre tableau de bord personnel "Gérer mes inscriptions".

  * **Vue d'ensemble :** Retrouvez la liste de tous vos engagements passés et futurs.
  * **Export Calendrier (ICS) :** Cliquez sur l'icône de calendrier pour télécharger l'événement et l'ajouter automatiquement à votre agenda (Google, Outlook, Apple...).
  * **Annuler une inscription :**
    * Cliquez sur l'icône **Poubelle** à côté d'un créneau.
    * Une confirmation vous sera demandée.
    * La place est alors immédiatement libérée pour un autre parent.
  * **Suppression totale ([[fonctionnement:rgpd|RGPD]]) :** Tout en bas de page, la section "Options avancées" vous permet de supprimer définitivement toutes vos données de nos serveurs.

> **Lien perdu ?** Sur la page d'accueil, cliquez sur "Lien de gestion perdu ?" en bas de page. Entrez votre email pour recevoir un nouveau lien d'accès instantanément.

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====== 🔑 Espace Administrateurs ====

L'administration permet de créer les événements, configurer les plannings et suivre les bénévoles.

==== 1. Connexion et Rôles ====

L'accès se fait via l'URL **/admin**.
  * **Super Administrateur :** Accès total à la configuration, gestion des autres utilisateurs et suppression d'événements.
  * **Éditeur :** Accès uniquement aux événements qui lui ont été assignés par un Super Admin.

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==== 2. Créer / Modifier un Événement ====

Depuis la liste des événements, cliquez sur "Créer un événement".

  * **Titre & Description :** Utilisez le format Markdown pour mettre en forme le texte (gras, listes...).
  * **Slug :** Généré automatiquement (c'est l'adresse web de l'événement).
  * **Dates :** Définissent la durée globale de l'événement.
  * **Configuration Emails :**
    * //Nom/Email expéditeur :// Personnalisez qui envoie le mail (ex: "APEL Kermesse").
    * //Emails de notification :// Ajoutez les emails des organisateurs (séparés par des virgules) pour recevoir une alerte à chaque nouvelle inscription parent.
  * **Visibilité :** Laissez l'interrupteur sur "Inactif" tant que vous configurez les créneaux. Passez-le sur "Actif" pour ouvrir les inscriptions au public.

> **Astuce :** Vous pouvez dupliquer un événement existant (avec tous ses postes et créneaux) via l'icône de copie dans la liste des événements.

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==== 3. Configuration des Postes et Créneaux ====

C'est le cœur de la gestion. Dans la page "Gérer" de l'événement :

=== A. Créer un Poste (Pôle) ===
Un poste représente une mission (ex: Buvette).
  * **Avec créneaux horaires :** Cochez la case "Gérer ce poste avec des créneaux".
  * **Sans créneaux (Quota global) :** Décochez la case et définissez simplement un nombre max de participants (ex: "Nous avons besoin de 10 personnes pour faire des gâteaux chez elles").
  * **Champs personnalisés :** Vous pouvez demander des infos spécifiques pour ce poste (ex: "Classe de l'enfant", "Taille de t-shirt"). Ces champs apparaîtront sur le formulaire d'inscription.

=== B. Générer les Créneaux (Planning) ===
Une fois le poste créé, ouvrez-le pour ajouter les horaires :

**Ajout manuel :** Un par un (utile pour les ajustements).

**Ajout en masse (Recommandé) :**
  - Sélectionnez les jours sur le calendrier (ex: le samedi et le dimanche).
  - Définissez vos modèles (ex: 10h-12h, 12h-14h, 14h-16h).
  - Définissez le nombre de places par créneau (ex: 3 personnes).
  - Validez : le système génère tous les créneaux d'un coup.

**Duplication :**
Vous pouvez copier tous les créneaux d'une journée vers une autre, ou copier tous les créneaux d'un poste vers un autre poste (avec décalage de jours possible).

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==== 4. Suivi et Gestion des Bénévoles ====

Dans la page de gestion de l'événement :

**Vues des Inscrits :**
  * **Liste Détaillée :** Vue classique par poste.
  * **Vue Visuelle (Timeline) :** Permet de voir graphiquement les "trous" dans le planning heure par heure.

**Actions sur un bénévole :**
  * **Modifier :** Vous pouvez changer son créneau, son nom, ou le nombre de personnes.
  * //Note : Si vous changez l'heure d'un créneau, le bénévole reçoit automatiquement un email de notification.//
  * **Répondre :** Si un bénévole a laissé un commentaire, une icône apparait. Vous pouvez lui répondre directement par email depuis l'interface.
  * **Supprimer :** Désinscrire un bénévole (il recevra un email d'annulation).

**Communication :**
Utilisez le bouton **"Contacter les bénévoles"** en haut de page.
  * Sélectionnez les postes ciblés (ex: envoyer un mail uniquement à la "Sécurité").
  * Rédigez votre message.
  * Utilisez la balise **[PRENOM]** : elle sera remplacée automatiquement par le prénom du destinataire.

**Export :**
Le bouton **"Exporter en CSV"** génère un fichier Excel complet avec toutes les données (y compris les champs personnalisés) pour le jour J.

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==== 5. Automatisations et Alertes (J-3) ====

Le système travaille pour vous :

  * **Confirmation immédiate :** Envoi du mail récapitulatif lors de l'inscription.
  * **Notification Admin :** Si configuré, les admins reçoivent un mail à chaque mouvement.
  * **Alerte modification :** Si un admin déplace un créneau, le bénévole est prévenu.
  * **Rappel Automatique (J-3) :**
    * Un script automatique tourne chaque jour.
    * Il envoie un **email de rappel** à tous les bénévoles inscrits pour un créneau qui a lieu dans **3 jours**.
    * Ce mail rappelle l'heure, le poste et contient le lien pour annuler en cas d'empêchement de dernière minute.