====== Assemblée Générale Annuelle de l'APEL ====== ==== 🎯 Objectif ==== Réunir les parents membres de l'APEL pour présenter les bilans de l'année écoulée, élire le nouveau Conseil d’Administration (CA), et partager un moment convivial pour lancer la nouvelle année. ==== ℹ️ Informations Clés ==== **📅 Quand ?** * Début octobre, en soirée (généralement à 18h30). * L'invitation est envoyée au moins 3 semaines avant via École Directe. ---- **👥 Qui participe ?** * Les membres du CA sortant. * Tous les parents d'élèves sont invités. * La Direction de l'établissement. ---- **📍 Où ?** * Dans la salle de théâtre du collège. * ⚠️ **Attention :** Le matériel vidéo peut être ancien. Pensez à tester la connexion et à prévoir un adaptateur VGA ou une clé USB avec la présentation. ---- ==== 🛠️ Checklist de Préparation ==== **''➡️ Réserver la salle''** **Détails :** * À faire le plus tôt possible auprès de la direction, idéalement **avant les vacances d'été**. * **Relancer à la rentrée** : une demande formulée en juin n'est pas une réservation confirmée. ---- **''➡️ Lancer les invitations : trois envois distincts''** **Détails :** * **L'invitation aux parents**, via École Directe. Elle doit respecter le formalisme d'une convocation d'Assemblée Générale (date, heure, lieu, ordre du jour). Y inclure un lien vers un formulaire Google pour confirmer la participation et recueillir les candidatures au CA. * Modèle prêt à compléter : {{fonctionnement:modele_convocation_ag.docx|convocation type (.docx)}}. Il comporte une dernière page « mode d'emploi » à supprimer avant l'envoi. * ⚠️ **Repartir de ce modèle, jamais d'un fichier de l'année précédente.** Le QR code et le lien du formulaire changent chaque année : un QR code recopié renvoie vers l'ancien formulaire, et l'erreur ne se voit qu'après coup. Vérifier aussi l'en-tête, le pied de page et qu'aucune date de l'année précédente ne subsiste. * **Fixer la date limite de candidature** dans la convocation, quelques jours avant l'AG. Sans date, les candidatures restent ouvertes jusqu'au vote. Voir la section « Adhésion, candidatures et votes » ci-dessous. * **La convocation des membres du Conseil d'Administration**, nominative. * **L'invitation de l'Apel diocésaine**, à envoyer même si la disponibilité est incertaine : c'est un geste attendu et il entretient le lien avec la fédération. Voir [[fonctionnement:organisation_federative|l'organisation fédérative]]. > 💡 Les parents qui se sont déclarés intéressés dans le formulaire ou lors des présentations de rentrée sont **relancés individuellement** pour venir à l'[[actions:apero_apel|apéro de l'APEL]], en amont de l'AG. > 📣 Le **renouvellement du bureau** et l'appel à candidatures se disent explicitement dans la communication, pas seulement le soir de l'AG. ---- **''➡️ Vérifier l'honorabilité des candidats (B3)''** **Détails :** * Informer les candidats **dès septembre**. La demande en ligne est gratuite et rapide : réponse par courriel en moins d'une heure le plus souvent, 24 heures au plus tard (5 jours ouvrés si la personne est née à l'étranger). Compter environ 2 semaines par voie postale. * La vérification est faite **avant l'AG**, par le président·e **sortant·e**, pour **tous les candidats**, y compris ceux déjà élus l'année précédente. * Le bulletin présenté doit avoir **moins de 3 mois**. Il n'est ni conservé, ni photocopié, ni numérisé. * Procédure complète : [[fonctionnement:honorabilite_des_membres|Vérification du Bulletin n°3]]. ---- **''➡️ Préparer les documents''** **Détails :** * Le diaporama de présentation (bilan des actions), soumis à relecture au bureau avant l'AG. * Le **bilan financier**, préparé par le trésorier : dépenses, recettes et justificatifs à jour. C'est le chantier le plus long, il se lance dès la rentrée et pas dans la dernière semaine. * La liste des candidats au nouveau CA. * La feuille d'émargement (grille de présence). * La **liste des adhérents à jour**, pour vérifier les votants et les candidats. * Les **bulletins de vote** du CA (liste des candidats), des petits papiers pour l'élection du bureau, une urne. * Un **carnet de reçus** et la tablette SumUp pour les adhésions sur place. ---- **''➡️ Répartir les prises de parole''** **Détails :** * Attribuer chaque partie du bilan au référent de l'action concernée, **quelques jours avant**, et pas le soir même. * Chacun sait ainsi ce qu'il présente et peut préparer sa partie. ---- **''➡️ Préparer la logistique''** **Détails :** * Vérifier le matériel technique (ordinateur, adaptateurs). * Prévoir le pot convivial : pain surprise commandé à l'avance chez un professionnel, boissons en canettes, apéritif salé. Désigner qui fait les courses et qui avance les frais. ---- ==== 🗳️ Adhésion, candidatures et votes : les règles ==== //Règles confirmées par l'Apel diocésaine de Lille.// **''➡️ Qui peut voter ?''** * Seuls les **adhérents à jour de leur cotisation** votent (1 voix par famille, 2 pouvoirs maximum par membre présent, statuts art. 8). * **Un parent non adhérent peut adhérer à tout moment de l'année, y compris en début d'AG** : paiement sur place (chèque, espèces, SumUp), remise d'un reçu, ajout à la liste des adhérents, remise d'un bulletin de vote. * ⚠️ Le nouvel adhérent doit ensuite être **remonté à l'Apel diocésaine**. **''➡️ Qui peut être candidat au CA ?''** * Être majeur, parent d'un élève inscrit au collège et **adhérent à jour** (statuts art. 5 et 7). L'adhésion peut se faire en début d'AG. * Présenter son **B3 de moins de 3 mois** avant le vote : voir [[fonctionnement:honorabilite_des_membres|Vérification du Bulletin n°3]]. * Avoir candidaté **dans le délai fixé par la convocation**. **''➡️ La date limite de candidature''** * C'est à l'APEL de **fixer les modalités de candidature dans la convocation**. L'usage est d'arrêter les candidatures plusieurs jours avant l'AG, pour préparer les bulletins de vote. * **Si une date limite est fixée**, aucune candidature n'est possible sur place le jour J. * **Si aucune date n'est fixée**, chaque adhérent peut candidater jusqu'à l'élection. * Toute prolongation du délai doit être **communiquée à tous les parents**, par le même canal que la convocation. **''➡️ Mode de vote''** * Les votes sur les rapports, les orientations et le budget peuvent se faire **à main levée**. * Les **élections se font obligatoirement à bulletin secret** : celle du CA par l'AG (statuts art. 8) et celle du bureau par le CA (statuts art. 7). En cas d'égalité de voix, le plus jeune des candidats est élu. * Élection du bureau : poste par poste, nominativement et individuellement (statuts art. 7). Quorum : la moitié des membres du CA présents. * //Bonnes pratiques (guide Apel, non imposées par les statuts) :// * élection du CA : un bulletin imprimé avec la liste des candidats, sur lequel chacun raye les noms qu'il ne souhaite pas élire ; * dépouillement par **deux personnes non candidates**, pour éviter toute contestation ; * élection du bureau : un nom par bulletin et par poste (2 noms pour les postes doubles). ---- ==== 📖 Déroulé de la Soirée ==== - **1.** Accueil des parents, signature de la feuille de présence et adhésions sur place pour les parents qui le souhaitent. - **2.** Présentation du bilan moral (actions de l'année écoulée). - **3.** Présentation du bilan financier. - **4.** Vote des deux bilans par l'assemblée. - **5.** Présentation des parents candidats au nouveau CA. - **6.** Vote à bulletin secret pour élire le nouveau Conseil d'Administration. - **7.** Le nouveau CA élit le bureau, poste par poste, à bulletin secret. - **8.** Clôture de l'AG et pot convivial. 🎉 > ⚖️ **Ordre des élections :** l'Assemblée Générale élit **le Conseil d'Administration**. Le **bureau est élu ensuite par le CA**, parmi ses membres, nominativement et à bulletin secret, **pendant l'AG, juste après l'élection du CA**. Détail des rôles : [[fonctionnement:roles_du_bureau|Les rôles du bureau et du CA]]. ---- ==== 📌 Points de Vigilance ==== * **Anticiper la technique :** Avoir tout testé (ordinateur, projection) avant l'arrivée des parents pour éviter le stress. * **Collecter les informations :** Récupérer dès la fin de l'AG les coordonnées complètes des nouveaux élus pour la déclaration officielle en préfecture (mission du/de la secrétaire). * **Intégrer les nouveaux :** Afficher un QR code vers le groupe WhatsApp de l'APEL pour que les nouveaux membres puissent le rejoindre facilement. * **Préparer le terrain en amont :** l'[[actions:apero_apel|Apéro de l'APEL]] de fin septembre et les [[presentations:presentation_visio|présentations de rentrée]] sont les deux moments où se recrutent les candidats. Une AG se prépare dès la rentrée. ---- ==== ⚖️ À faire après l'AG (Important) ==== * Préparer le dossier de **[[fonctionnement:declaration_prefecture|Déclaration en Préfecture]]** pour officialiser le nouveau bureau. * Ce dossier comprend le PV signé (par le président et le secrétaire sortants), la feuille de présence certifiée confirme, la liste complète du CA et du bureau. * ⚠️ **Délai légal :** 3 mois maximum après l’Assemblée Générale. * **Remonter les nouveaux adhérents** (adhésions faites le soir de l'AG) à l'Apel diocésaine.