====== 📆 Les échéances du bureau ======

Cette page rassemble ce que le bureau **doit** faire dans l'année et pour quand : délais légaux et statutaires, démarches administratives, préparation de l'AG. Les événements et les actions sont dans le [[fonctionnement:manuel_de_l_apel|Manuel de l'APEL]], section « Calendrier des événements ».

Chaque ligne renvoie à la page qui la détaille. Si une date change, c'est cette page source qu'il faut corriger en premier, puis celle-ci.

^📌 Fiche Express|
|**🎯 Objet :** Ne rater aucune date limite, et savoir quoi lancer à chaque période de l'année.|
|**🗓️ Exercice social :** du **1er septembre au 31 août** (voir [[fonctionnement:roles_du_bureau|Rôles du bureau]], trésorier·ère).|
|**🔁 Rythme des réunions :** bureau si possible une fois par mois ; CA trois fois par an, plus l'AG (voir [[fonctionnement:conseil_administration|Le Conseil d'Administration]]).|
|**👀 À relire :** à chaque rentrée, par le bureau nouvellement élu.|

----

===== ⏰ Les dates à ne pas rater =====

^ Échéance ^ Date limite ^ Qui ^ Détail ^
| Réserver la salle de l'AG | Avant les vacances d'été, **puis relancer à la rentrée** | Président·e | [[fonctionnement:assemblee_generale|Assemblée Générale]] |
| Bulletin n°3 de tous les candidats au CA | **Avant l'AG**, bulletin de moins de 3 mois | Président·e sortant·e | [[fonctionnement:honorabilite_des_membres|Vérification du B3]] |
| Convocation de l'AG | **15 jours avant** au minimum (statuts) ; **3 semaines avant** en pratique, via École Directe | Secrétaire | [[fonctionnement:roles_du_bureau|Rôles du bureau]], [[fonctionnement:assemblee_generale|Assemblée Générale]] |
| Déclaration du nouveau CA et du bureau en préfecture | **3 mois maximum après l'AG**, le plus tôt possible | Secrétaire | [[fonctionnement:declaration_prefecture|Déclaration en préfecture]] |
| Transmettre l'appel de cotisations du diocèse à la comptabilité du collège | **Dès réception** (début octobre) ; fichier attendu par le diocèse début novembre | Secrétaire | [[fonctionnement:cotisations|Campagne des cotisations]] |
| Paiement de la part fédérale au diocèse (fait par le collège) | **15 jours** après la note de débit du diocèse | Trésorier·ère (suivi) | [[fonctionnement:cotisations|Campagne des cotisations]] |
| Clôture des commandes de fournitures scolaires | **15 juillet** | Référent·e de l'action | [[actions:fournitures_scolaires|Fournitures scolaires]] |

----

===== 🗓️ Mois par mois =====

==== ☀️ Juin – juillet : préparer la rentrée ====

  * Demander la salle de l'AG à la direction ([[fonctionnement:assemblee_generale|AG]]). Une demande faite en juin n'est pas une réservation confirmée : la relancer en septembre.
  * Clôturer les commandes de fournitures au **15 juillet** ([[actions:fournitures_scolaires|Fournitures scolaires]]).

==== 🍂 Septembre : lancer l'année et préparer l'AG ====

  * **Trésorier·ère :** démarrer le bilan financier de l'exercice clos au 31 août. C'est le chantier le plus long de l'AG ([[fonctionnement:assemblee_generale|AG]]).
  * **Président·e :** prévenir les candidats au CA qu'il leur faudra un Bulletin n°3 de moins de 3 mois ([[fonctionnement:honorabilite_des_membres|B3]]).
  * Confirmer la réservation de la salle de l'AG.
  * Recruter les candidats : présentations de rentrée et [[actions:apero_apel|apéro de l'APEL]] fin septembre. Annoncer le renouvellement du bureau dans la communication.
  * Envoyer la convocation de l'AG **au moins 3 semaines avant**, en repartant du {{fonctionnement:modele_convocation_ag.docx|modèle de convocation}}, jamais du fichier de l'an dernier.
  * Envoyer aussi la convocation nominative des membres du CA et l'invitation à l'Apel diocésaine.

==== 🗳️ Début octobre : l'Assemblée Générale ====

  * **Avant l'AG :** vérifier le B3 de **tous** les candidats, y compris les sortants qui se représentent.
  * **Le soir de l'AG :** élection du CA, puis élection du bureau par le nouveau CA, pendant l'AG.
  * **Juste après l'AG :**
    * envoyer aux élus le formulaire interne pour recueillir les informations de la déclaration en préfecture ([[fonctionnement:declaration_prefecture|Déclaration en préfecture]]) ;
    * faire la passation des accès à la première réunion de bureau ([[fonctionnement:passation_du_bureau|Passation du bureau]]) ;
    * faire signer la charte de confidentialité aux nouveaux administrateurs et relire le registre RGPD ([[fonctionnement:rgpd|RGPD]]) ;
    * transférer à la comptabilité et à l'économat l'appel de cotisations du diocèse, avec le modèle Excel ([[fonctionnement:cotisations|Campagne des cotisations]]) ;
    * faire la revue annuelle des données : vieux mails de bureau@, albums photos de plus de 3 ans, listes d'adhérents des années précédentes ([[fonctionnement:rgpd|RGPD]]).

==== 🧾 Novembre ====

  * Une semaine avant la date limite du diocèse : vérifier auprès de la comptabilité que le fichier des cotisations est parti ([[fonctionnement:cotisations|Campagne des cotisations]]).
  * Le collège paie la part fédérale **sous 15 jours** après la note de débit du diocèse, puis reverse à l'APEL sa part des cotisations : le ou la trésorier·ère vérifie la réception.
  * CA de rentrée : lancement des projets et répartition des rôles ([[fonctionnement:conseil_administration|CA]]).

==== 📨 Dans les 3 mois qui suivent l'AG ====

  * Déposer la déclaration en préfecture si ce n'est pas encore fait. Sans nouvelle **un mois** après le dépôt, relancer le greffe en citant le numéro de déclaration.

==== ❄️ Janvier – avril ====

  * CA d'hiver (janvier/février) : point d'étape et ajustements budgétaires.
  * CA de printemps (mars/avril) : bilan intermédiaire et anticipation de l'année suivante.
  * Le **budget prévisionnel** de l'année à venir revient au trésorier·ère ([[fonctionnement:roles_du_bureau|Rôles du bureau]]), mais le wiki ne lui fixe pas de date : à caler en bureau.

----

//Page créée en octobre 2026 à partir des pages existantes du wiki.//