====== 🔁 Passation du bureau ======

Cette page explique ce qu'il faut faire quand un membre du bureau arrive ou part. Elle ne contient aucun mot de passe : les accès sont dans le document « Accès », sur le Drive du compte bureau.

Moment idéal pour la passation : la première réunion de bureau après l'AG.

===== Accès et comptes (commun à tous les rôles) =====

==== Le compte du bureau ====

  * Adresse unique : **bureau@apelstjosephwattrelos.fr**
  * Tous les membres du bureau utilisent ce même compte.
  * L'ancienne adresse Gmail n'est plus utilisée. Elle transfère automatiquement ses messages vers bureau@. Ne pas la supprimer.
  * Le compte est géré par deux administrateurs (voir plus bas). Ce sont eux qui peuvent changer le mot de passe en cas de besoin.

==== Quand un membre quitte le bureau ====

À faire dans la semaine qui suit le départ :

  - Un administrateur change le mot de passe de bureau@.
  - Le nouveau mot de passe est mis à jour dans le document « Accès ».
  - Le nouveau mot de passe est communiqué de vive voix aux membres restants (pas par SMS, pas par WhatsApp).
  - Si la personne qui part avait des accès sensibles (banque, HelloAsso), changer aussi ces mots de passe.
  - Vérifier que le document « Accès » n'est partagé avec personne d'autre que bureau@.
  - La personne qui part retire le compte bureau@ de son téléphone et de son ordinateur.

==== Quand un membre arrive dans le bureau ====

À faire ensemble, téléphone en main (15 minutes) :

  - Ajouter le compte bureau@ dans l'application Gmail du téléphone.
  - Enregistrer le mot de passe sur le téléphone.
  - Retirer l'ancienne adresse Gmail de l'APEL si elle est encore présente.
  - Montrer où se trouvent le Drive et le document « Accès ».
  - Envoyer un mail test depuis bureau@ pour vérifier que tout marche.

==== Si quelqu'un est bloqué ====

  * Mot de passe oublié ou compte bloqué : contacter un administrateur, il réinitialise le mot de passe.
  * Nouvelle connexion demandée sur un appareil : la validation se fait depuis un téléphone déjà connecté au compte.
  * En dernier recours : les codes de secours sont dans une enveloppe papier conservée par la présidence.

==== Les administrateurs du compte ====

  * Il doit toujours y avoir **deux administrateurs**, jamais un seul.
  * Si un administrateur quitte le bureau, il nomme son remplaçant comme administrateur **avant** de partir, puis retire ses propres droits.
  * Les noms des administrateurs actuels sont indiqués dans le document « Accès ».

===== Par rôle =====

==== Présidence ====

À transmettre :
  * l'enveloppe des codes de secours du compte bureau@ ;
  * les contacts clés : direction du collège, APEL départementale, partenaires réguliers ;
  * le calendrier de l'année (AG, conseils, événements récurrents).

À faire :
  * mettre à jour le représentant légal auprès de la banque et des organismes concernés ;
  * déclarer le nouveau bureau : voir [[fonctionnement:declaration_prefecture|Déclarer le nouveau bureau en Préfecture]].

==== Secrétariat ====

À transmettre :
  * les modèles de comptes rendus et de convocations ;
  * l'emplacement des archives (comptes rendus, AG) sur le Drive ;
  * l'accès au site et au wiki.

À faire :
  * vérifier que cette page est à jour après chaque passation.

==== Trésorerie ====

À transmettre :
  * les accès bancaires (selon les règles de la banque, souvent nominatifs : à refaire au nom du nouveau trésorier) ;
  * l'accès HelloAsso et aux outils de paiement ;
  * les justificatifs et le suivi des comptes de l'année en cours.

À faire :
  * changer les signataires et accès à la banque ;
  * vérifier les paiements récurrents en cours.

===== Règles à respecter =====

  * Jamais de mot de passe sur ce wiki.
  * Jamais de mot de passe envoyé par SMS, WhatsApp ou mail.
  * Le document « Accès » reste dans le Drive du compte bureau@ et n'est partagé avec personne d'autre.

//Dernière mise à jour : octobre 2026//