====== 🔒 RGPD : ce que fait l'APEL avec vos donnĂ©es ====== ^📌 Fiche Express| |**🎯 Objectif :** DĂ©crire les donnĂ©es personnelles traitĂ©es par l'APEL, les obligations RGPD associĂ©es, et les documents en place pour y rĂ©pondre.| |**⚠ Pas de "dĂ©claration RGPD" Ă  faire :** Le RGPD (2018) a remplacĂ© les anciennes dĂ©clarations prĂ©alables Ă  la CNIL par une logique d'auto-conformitĂ© : minimiser les donnĂ©es collectĂ©es, informer les familles, documenter dans un registre.| |**đŸ‘„ Qui pilote :** Le ou la secrĂ©taire du bureau (rĂ©fĂ©rent RGPD). Le ou la prĂ©sident·e reprĂ©sente l'association, responsable des traitements.| |**✉ Contact familles :** bureau@apelstjosephwattrelos.fr| |**🔗 À lire aussi :** [[fonctionnement:violation_de_donnees|Fuite ou perte de donnĂ©es : que faire ?]] — [[fonctionnement:honorabilite_des_membres|VĂ©rification du B3]] — [[guide:guide_webapp_benevoles|Application BĂ©nĂ©voles]] — [[fonctionnement:roles_du_bureau|RĂŽles du bureau]]| ---- ===== 📋 Quelles donnĂ©es l'APEL traite ===== Le dĂ©tail complet (finalitĂ©, base lĂ©gale, destinataires, sĂ©curitĂ©) est dans le **registre des traitements** (voir plus bas). En rĂ©sumĂ© : ^ Traitement ^ DonnĂ©es collectĂ©es ^ Conservation ^ | **AdhĂ©sion / cotisation** | Nom, prĂ©nom, adresse postale du parent adhĂ©rent, transmis par l'OGEC | DurĂ©e de l'adhĂ©sion, suppression au dĂ©part de l'enfant | | **VĂ©rification du B3** (membres du CA) | Nom, prĂ©nom, conformitĂ© (oui/non), date du contrĂŽle — jamais le contenu du bulletin | DurĂ©e du mandat ; le B3 n'est jamais conservĂ© ([[fonctionnement:honorabilite_des_membres|page dĂ©diĂ©e]]) | | **BĂ©nĂ©voles** (application web) | Nom, prĂ©nom, email, crĂ©neaux, commentaire, informations de contexte (ex. classe) | Anonymisation automatique 36 mois aprĂšs l'Ă©vĂ©nement | | **Billetterie / prĂ©commandes** (HelloAsso + HelloBoard) | Nom, prĂ©nom, email, commande, pointage, questionnaire de satisfaction | Purge automatique 12 mois aprĂšs la derniĂšre activitĂ© de l'Ă©vĂ©nement | | **Emails du bureau** (Google Workspace) | Adresse et contenu des Ă©changes | 3 ans aprĂšs le dernier Ă©change | | **Groupe WhatsApp** | Nom affichĂ©, numĂ©ro, messages | Le temps de la participation | | **Photos** | Photos d'adultes uniquement — **jamais de photo d'enfant publiĂ©e** | 3 ans aprĂšs l'Ă©vĂ©nement, retrait sur demande | Dans tous les cas, on ne collecte que ce qui est utile au traitement concernĂ©. Pas de champ "au cas oĂč". ---- ===== 📣 Information des familles ===== * **Politique de confidentialitĂ©** publique : [[https://apelstjosephwattrelos.fr/confidentialite/|apelstjosephwattrelos.fr/confidentialite]], liĂ©e depuis l'accueil du site et l'application BĂ©nĂ©voles. * Encart dans le courrier remis aux familles pour la cotisation. * Contrat de scolarisation signĂ© chaque annĂ©e avec l'Ă©tablissement, qui prĂ©voit la transmission des coordonnĂ©es Ă  l'APEL sauf opposition des responsables lĂ©gaux. * Mention sur le formulaire d'inscription de l'application BĂ©nĂ©voles. Le site n'utilise **ni cookie de mesure d'audience ni outil de suivi**, les polices sont hĂ©bergĂ©es sur notre serveur, et les emails envoyĂ©s par HelloBoard ne contiennent **pas de pixel de suivi d'ouverture**. ---- ===== đŸ€ Convention de mandat APEL–OGEC ===== La collecte des cotisations APEL est rĂ©alisĂ©e par l'OGEC pour le compte de l'APEL. Cette dĂ©lĂ©gation est encadrĂ©e par une **convention de mandat APEL–OGEC** (modĂšle fourni par l'Apel nationale), signĂ©e par le ou la prĂ©sident·e de l'APEL et l'OGEC, qui prĂ©cise les modalitĂ©s de transmission des donnĂ©es dans le respect du RGPD. ---- ===== ✍ Charte de confidentialitĂ© des administrateurs ===== Chaque membre du Conseil d'Administration ayant accĂšs aux donnĂ©es personnelles (listes de cotisants, coordonnĂ©es, suivi du B3...) signe une **charte de confidentialitĂ©** (modĂšle Apel nationale). Elle rappelle l'obligation de ne pas divulguer ces donnĂ©es, de ne pas les copier sur un ordinateur personnel et de les utiliser exclusivement dans le cadre de son mandat. Elle est signĂ©e par chaque nouvel administrateur Ă  la rentrĂ©e. ---- ===== đŸ—‚ïž Registre des traitements ===== Le registre RGPD de l'APEL est tenu par le ou la secrĂ©taire et conservĂ© dans le **Drive du bureau**. Il contient : * une fiche par traitement : finalitĂ©, base lĂ©gale, donnĂ©es, destinataires, sous-traitants, durĂ©e de conservation, mesures de sĂ©curitĂ© ; * la liste des **sous-traitants** (OVHcloud, Google, HelloAsso, WhatsApp
) ; * l'**analyse AIPD** : aucune analyse d'impact n'est requise pour nos traitements ; * le **registre des violations** de donnĂ©es ; * le **plan d'actions** de mise en conformitĂ©. Il est relu Ă  chaque rentrĂ©e, au renouvellement du CA. ===== 🔁 Revue annuelle (Ă  la rentrĂ©e) ===== Les applications suppriment ou anonymisent elles-mĂȘmes leurs donnĂ©es. Le reste se fait Ă  la main, une fois par an, aprĂšs l'AG : * **Emails** : dans la boĂźte bureau@, rechercher ''older_than:3y'' et supprimer les Ă©changes terminĂ©s. * **Photos** : supprimer de Google Photos les albums des Ă©vĂ©nements de plus de 3 ans. * **AdhĂ©rents** : supprimer du Drive les listes OGEC des annĂ©es prĂ©cĂ©dentes. * **B3** : supprimer du fichier de suivi les membres qui ont quittĂ© le CA. * **WhatsApp** : retirer du groupe les membres qui ne participent plus. * **AccĂšs** : retirer les accĂšs Drive, HelloAsso, BĂ©nĂ©voles et HelloBoard des membres sortants ; changer les mots de passe partagĂ©s. * **Charte** : la faire signer aux nouveaux administrateurs. * **Registre** : relire et mettre Ă  jour. ---- ===== 🚹 En cas de fuite ou de perte de donnĂ©es ===== PrĂ©venir immĂ©diatement le bureau et suivre la [[fonctionnement:violation_de_donnees|procĂ©dure dĂ©diĂ©e]] : limiter les dĂ©gĂąts, Ă©valuer le risque, notifier la CNIL sous 72 heures si nĂ©cessaire, et **toujours** noter l'incident dans le registre. ---- ===== đŸ—‘ïž Droits des familles ===== Toute personne peut exercer ses droits d'accĂšs, de rectification, d'opposition, Ă  l'effacement, Ă  la limitation ou Ă  la portabilitĂ© en Ă©crivant Ă  **bureau@apelstjosephwattrelos.fr**. RĂ©ponse dans un dĂ©lai d'un mois. Les bĂ©nĂ©voles peuvent aussi modifier ou supprimer eux-mĂȘmes leurs inscriptions depuis leur lien de gestion. ---- ===== 📚 Sources ===== * [[https://www.cnil.fr/fr/cnil-direct/question/fichier-des-membres-benevoles-et-donateurs-dassociations-que-faire|CNIL — Fichier des membres, bĂ©nĂ©voles et donateurs d'associations : que faire ?]] * [[https://www.cnil.fr/fr/notifier-une-violation-de-donnees-personnelles|CNIL — Notifier une violation de donnĂ©es personnelles]] * [[https://apel35.fr/wp-content/uploads/2022/05/lApel-le-RGPD.pdf|Apel 35 — L'Apel, les cotisations & le RGPD]] * [[https://apel.fr/politique-de-traitement-des-donnees.html|Apel nationale — Politique de traitement des donnĂ©es]]