====== 🚀 Guide de la Plateforme Bénévoles APEL ====== Bienvenue sur le guide d'utilisation de l'application de gestion des événements. Ce guide est divisé en deux parties : l'une pour les **parents bénévoles** et l'autre pour les **administrateurs** de l'APEL. L'application est conçue pour être simple, sécurisée (pas de mot de passe pour les parents) et adaptée aux mobiles. > **Note :** L'accès à la plateforme est public et ne nécessite pas de création de compte au préalable. \\ ====== 👨‍👩‍👧‍👦 Espace Parents Bénévoles ====== ==== 1. Accéder et Choisir un Événement ==== Rendez-vous sur la page d'accueil du portail. Vous y trouverez deux sections : * **Les événements à venir :** Ce sont les événements ouverts aux inscriptions. Cliquez sur le bouton **"Voir les postes & S'inscrire"**. * **Les événements terminés :** Ils sont grisés et archivés pour consultation uniquement. ---- ==== 2. S'inscrire à une Mission ==== Une fois sur la page de l'événement, le processus est le suivant : - **Lire la description :** Cliquez sur "Voir la description" pour avoir tous les détails de l'événement. - **Choisir un Poste (Pôle) :** Les missions sont listées (ex: "Buvette", "Sécurité", "Installation"). Cliquez sur le titre d'un poste pour voir les détails. - **Sélectionner ses disponibilités :** * **Poste avec créneaux horaires :** Cochez les cases correspondant à vos heures de disponibilité. * //Note : Les créneaux complets apparaissent grisés et ne peuvent plus être cochés.// * //Attention : Le système vous empêchera de sélectionner deux créneaux qui se chevauchent sur le même horaire.// * **Poste sans horaire spécifique :** Cochez simplement la case "Je m'inscris pour ce poste". - **Remplir ses informations :** * **Prénom & Nom :** Indispensables pour le planning. * **Nombre de personnes :** Vous venez en couple ou avec un ami ? Indiquez "2" (ou plus) dans la case quantité pour réserver plusieurs places d'un coup. * **Email :** **Très important.** C'est sur cette adresse que vous recevrez votre lien de gestion. * **Commentaire :** Facultatif (ex: "Je peux ramener une glacière"). Cliquez sur **"Valider mon inscription"**. Un message de succès apparaîtra. ---- ==== 3. Confirmation et Lien Magique (Token) ==== Le système ne demande pas de mot de passe. À la place, vous recevez immédiatement un **email de confirmation** contenant un **lien personnel et sécurisé**. > **⚠️ Important :** Ce lien est votre seule clé d'accès pour modifier ou annuler vos inscriptions plus tard. Gardez-le précieusement ! ---- ==== 4. Gérer ses Inscriptions (Mon Espace) ==== En cliquant sur le lien reçu par email, vous accédez à votre tableau de bord personnel "Gérer mes inscriptions". * **Vue d'ensemble :** Retrouvez la liste de tous vos engagements passés et futurs. * **Export Calendrier (ICS) :** Cliquez sur l'icône de calendrier pour télécharger l'événement et l'ajouter automatiquement à votre agenda (Google, Outlook, Apple...). * **Annuler une inscription :** * Cliquez sur l'icône **Poubelle** à côté d'un créneau. * Une confirmation vous sera demandée. * La place est alors immédiatement libérée pour un autre parent. * **Suppression totale (RGPD) :** Tout en bas de page, la section "Options avancées" vous permet de supprimer définitivement toutes vos données de nos serveurs. > **Lien perdu ?** Sur la page d'accueil, cliquez sur "Lien de gestion perdu ?" en bas de page. Entrez votre email pour recevoir un nouveau lien d'accès instantanément. \\ \\ ====== 🔑 Espace Administrateurs ==== L'administration permet de créer les événements, configurer les plannings et suivre les bénévoles. ==== 1. Connexion et Rôles ==== L'accès se fait via l'URL **/admin**. * **Super Administrateur :** Accès total à la configuration, gestion des autres utilisateurs et suppression d'événements. * **Éditeur :** Accès uniquement aux événements qui lui ont été assignés par un Super Admin. ---- ==== 2. Créer / Modifier un Événement ==== Depuis la liste des événements, cliquez sur "Créer un événement". * **Titre & Description :** Utilisez le format Markdown pour mettre en forme le texte (gras, listes...). * **Slug :** Généré automatiquement (c'est l'adresse web de l'événement). * **Dates :** Définissent la durée globale de l'événement. * **Configuration Emails :** * //Nom/Email expéditeur :// Personnalisez qui envoie le mail (ex: "APEL Kermesse"). * //Emails de notification :// Ajoutez les emails des organisateurs (séparés par des virgules) pour recevoir une alerte à chaque nouvelle inscription parent. * **Visibilité :** Laissez l'interrupteur sur "Inactif" tant que vous configurez les créneaux. Passez-le sur "Actif" pour ouvrir les inscriptions au public. > **Astuce :** Vous pouvez dupliquer un événement existant (avec tous ses postes et créneaux) via l'icône de copie dans la liste des événements. ---- ==== 3. Configuration des Postes et Créneaux ==== C'est le cœur de la gestion. Dans la page "Gérer" de l'événement : === A. Créer un Poste (Pôle) === Un poste représente une mission (ex: Buvette). * **Avec créneaux horaires :** Cochez la case "Gérer ce poste avec des créneaux". * **Sans créneaux (Quota global) :** Décochez la case et définissez simplement un nombre max de participants (ex: "Nous avons besoin de 10 personnes pour faire des gâteaux chez elles"). * **Champs personnalisés :** Vous pouvez demander des infos spécifiques pour ce poste (ex: "Classe de l'enfant", "Taille de t-shirt"). Ces champs apparaîtront sur le formulaire d'inscription. === B. Générer les Créneaux (Planning) === Une fois le poste créé, ouvrez-le pour ajouter les horaires : **Ajout manuel :** Un par un (utile pour les ajustements). **Ajout en masse (Recommandé) :** - Sélectionnez les jours sur le calendrier (ex: le samedi et le dimanche). - Définissez vos modèles (ex: 10h-12h, 12h-14h, 14h-16h). - Définissez le nombre de places par créneau (ex: 3 personnes). - Validez : le système génère tous les créneaux d'un coup. **Duplication :** Vous pouvez copier tous les créneaux d'une journée vers une autre, ou copier tous les créneaux d'un poste vers un autre poste (avec décalage de jours possible). ---- ==== 4. Suivi et Gestion des Bénévoles ==== Dans la page de gestion de l'événement : **Vues des Inscrits :** * **Liste Détaillée :** Vue classique par poste. * **Vue Visuelle (Timeline) :** Permet de voir graphiquement les "trous" dans le planning heure par heure. **Actions sur un bénévole :** * **Modifier :** Vous pouvez changer son créneau, son nom, ou le nombre de personnes. * //Note : Si vous changez l'heure d'un créneau, le bénévole reçoit automatiquement un email de notification.// * **Répondre :** Si un bénévole a laissé un commentaire, une icône apparait. Vous pouvez lui répondre directement par email depuis l'interface. * **Supprimer :** Désinscrire un bénévole (il recevra un email d'annulation). **Communication :** Utilisez le bouton **"Contacter les bénévoles"** en haut de page. * Sélectionnez les postes ciblés (ex: envoyer un mail uniquement à la "Sécurité"). * Rédigez votre message. * Utilisez la balise **[PRENOM]** : elle sera remplacée automatiquement par le prénom du destinataire. **Export :** Le bouton **"Exporter en CSV"** génère un fichier Excel complet avec toutes les données (y compris les champs personnalisés) pour le jour J. ---- ==== 5. Automatisations et Alertes (J-3) ==== Le système travaille pour vous : * **Confirmation immédiate :** Envoi du mail récapitulatif lors de l'inscription. * **Notification Admin :** Si configuré, les admins reçoivent un mail à chaque mouvement. * **Alerte modification :** Si un admin déplace un créneau, le bénévole est prévenu. * **Rappel Automatique (J-3) :** * Un script automatique tourne chaque jour. * Il envoie un **email de rappel** à tous les bénévoles inscrits pour un créneau qui a lieu dans **3 jours**. * Ce mail rappelle l'heure, le poste et contient le lien pour annuler en cas d'empêchement de dernière minute.