🎯 Distribution des Fournitures Scolaires

Faciliter la rentrée des familles en proposant des packs de fournitures scolaires prêts à l’emploi, commandés en ligne via un prestataire partenaire.

Ce service permet également à l’APEL de percevoir une rétrocommission sur les ventes, contribuant au financement de ses projets.

➡️ Transmission des listes

• Quand : Entre février et avril.
• Qui : La direction fournit les listes officielles à l'APEL.
• Référent APEL : Un membre du bureau pilote l'action.

➡️ Relation Prestataire

• Création d’une boutique en ligne dédiée à l'établissement.
• Définition de packs pratiques, attractifs et intéressants.

➡️ Communication Familles

• Quand : Courant juin.
• Comment : Via les canaux officiels du collège (École Directe).

➡️ Clôture des commandes

• Date limite impérative : 15 juillet.

➡️ Réception

• Quand : Dernier jeudi d’août (après-midi).
• Qui : 6 à 8 parents bénévoles.
• Lieu : Salle de permanence du collège.

➡️ Points de vigilance

• Affichage SAV : Indiquer que le SAV est géré par le prestataire (voir l'affiche prête à imprimer plus bas).
• Astuce : Demander aux familles le mail de confirmation.
• Préparation : Surligner à l'avance les commandes multiples sur les listes.
• Taille de l'équipe : Une équipe trop nombreuse le jour de la préparation nuit à l'organisation. Mieux vaut 6 à 8 bénévoles avec des rôles clairs qu'un groupe important sans répartition : les erreurs de comptage par niveau viennent de là.
• Comptage : Vérifier le nombre de colis par niveau avant la distribution, et refaire le point à la fin.

➡️ Organisation

• Quand : Fin août, sur une journée, environ 9h-15h.
• À caler avec le collège : Faire coïncider la distribution avec celle des manuels scolaires. Les familles ne se déplacent qu'une fois, et l'affluence est mieux répartie. La date se cale avec le responsable du collège qui pilote la distribution des manuels.
• Bénévoles : 10 parents minimum (pic d'affluence sur la première heure et demie).

➡️ Répartition des rôles

• ~2 parents par niveau : 1 à la liste, 1 au colis.
• 1 parent “aiguilleur” à l'entrée pour orienter.

➡️ Préparation (dès 15h)

• Mettre chaque commande dans un sac étiqueté (Nom, Prénom, Classe).
• Regrouper les sacs dans des cartons par niveau.

➡️ Transmission

• Remettre les cartons au CPE qui les distribuera à la rentrée.

⚠️ Important : L’APEL ne gère ni le SAV, ni les réclamations. Tout est à traiter directement avec le prestataire.

Produit manquant, abîmé, erroné ou défectueux : la réclamation est déposée par la famille auprès du prestataire, jamais par l'APEL.

➡️ Le parcours à indiquer aux familles

1. Se connecter à l'espace client du prestataire.
2. Ouvrir la commande concernée dans Mes commandes.
3. Descendre en bas de la page, rubrique Détails.
4. Signaler le problème : sélectionner le produit et indiquer le motif (manquant, erreur, défaut).

Une adresse de contact du prestataire complète ce parcours pour les cas particuliers.

➡️ Délais

• 48 heures après réception : délai recommandé.
• 7 jours après réception : délai maximum. Passé ce délai, plus aucune réclamation n'est recevable, y compris pour les colis retirés tardivement au secrétariat.

➡️ Rôle de l'APEL

• L'APEL n'intervient ni dans le traitement, ni dans les échanges, ni dans les remboursements.
• Les demandes reçues sur la boîte mail de l'association sont réorientées vers le prestataire, après deux vérifications simples : la réclamation a-t-elle été déposée sur le site dans les délais, et l'enfant est-il bien venu chercher son colis le jour de la distribution.

➡️ Affiche à diffuser

À imprimer et à afficher le jour de la distribution, et à joindre à la communication aux familles.

• Fév–Avr : Récupérer les listes.
• Mai–Juin : Valider la boutique en ligne.
• Juin : Communiquer aux familles.
• 15 juillet : Clôture des commandes.
• Fin août (jeudi) : Réception et installation (6–8 bénévoles, rôles répartis).
• Fin août : Distribution (10+ bénévoles), calée sur la distribution des manuels.
• Jour J : Afficher l'affiche SAV et l'envoyer aux familles.
• Rentrée : Remettre les non-retirés au CPE.
• J+7 : Fin du délai de réclamation chez le prestataire.
• Septembre : Faire le bilan en réunion APEL.