📘 Yearbook (Souvenir des 3èmes)

Créer chaque année un livre souvenir pour les élèves de 3ᵉ, remis lors de la cérémonie officielle de remise des diplômes du brevet. Le Yearbook valorise la vie du collège, les classes et les événements marquants de l’année écoulée.

➡️ Collecte des photos & listes

• Période typique : Mars à Juin
• Détails : Récupération auprès des référents : photos de classe, portraits, lectures, événements et activités.

➡️ Mise en page

• Période typique : Été
• Détails : Construction du trombinoscope, intégration des événements et finalisation du fichier de configuration.

➡️ Validation interne

• Période typique : Septembre
• Détails : Relecture par le Bureau APEL (et éventuellement la direction).

➡️ Impression

• Période typique : Fichier numérique livré fin septembre, impression en octobre
• Détails : Lancement de l’impression après validation du BAT. La date de livraison du fichier se cale avec l'imprimeur, en remontant depuis la date de la cérémonie.

➡️ Remise officielle

• Période typique : Le premier vendredi après les vacances de la Toussaint
• Détails : Distribution lors de la cérémonie du brevet. La date est à confirmer chaque année auprès de l'organisateur de la cérémonie, qui n'est pas l'APEL.

• Couverture : Titre, logo du collège et millésime.
• Mot d’accueil : Mot du Bureau APEL ou de la direction.
• Sommaire : Index des classes et événements.
• Pages de classes : Trombinoscopes (photos individuelles, mention “délégué”) + photo de classe.
• Pages “Événements” : Sélection d’événements (cross, BDI, kermesse, voyages…).
• Page “Professeurs” (facultative) : Photo de groupe du personnel enseignant.
• Page “Amicale” : Présentation et remerciements si l’Amicale subventionne le projet.
• Page “Téléchargement” : QR code vers la version numérique du Yearbook.
• Page “Dédicaces” : Page blanche avec cadre noir pour signatures. Depuis 2026, le mot du professeur principal y est intégré avant impression, sans ajouter de pages : il s'inscrit dans l'espace dédicaces de la classe. Prévoir la collecte de ces mots dans le calendrier, c'est le point qui demande le plus de relances.
• Dos de couverture : Logo du collège et mentions techniques.

• Photos de classe et portraits : extraits d’École Directe.
• Photos d’événements : fournies par les professeurs ou référents.
• Fichier liste élèves : nom, prénom, classe, statut délégué.
• Fichier de configuration (JSON/YAML) : structure du Yearbook, liste des événements, fichiers associés.

• Script Python de génération automatique :
  • Génère trois versions :
    • Web (light, rapide à vérifier),
    • Print (aperçu PDF),
    • CMJN (version imprimeur).
  • Arborescence type :
    • \`/classes\` – \`/evenements\` – \`/photos\` – \`/config\` – \`/outputs\`.

• Option future : application exécutable pour faciliter l’usage par les futurs bureaux.

• La page “Téléchargement” contient un QR code et un lien Bit.ly vers la version numérique.
• Fonctionnement :
  1. Le script dépose la version web “light” dans le dossier Drive public de l’année.
  2. Le fichier porte un nom générique (ex. \`Yearbook_Web.pdf\`).
  3. Le lien Drive est raccourci via Bit.ly.
  4. Le lien Bit.ly est intégré au QR code dans le livret.
  5. En cas de mise à jour :
     • clic droit > Gérer les versions > ajouter une nouvelle version,
     • le QR code et le lien Bit.ly restent valides.

• Format : A5 vertical, environ 68 pages.
• Intérieur : Papier 90 g.
• Couverture : Papier softmat (grammage à préciser).
• Imprimeur : Prestataire local (devis annuel).
• Tirage : Environ 350 exemplaires.

• 📍 Lieu : salle de théâtre lors de la cérémonie du brevet.
• ⏰ Horaire : installation vers 18h, remise à 19h.
• 🎁 Répartition : élèves, professeurs principaux, direction, Amicale, archives, communication.
• Méthode : répartir les exemplaires par table de professeur principal, avec le bon compte par classe, plutôt que de tenir un point de distribution unique. Les professeurs remettent le diplôme et le Yearbook ensemble.
• Calibrage du tirage : partir du nombre de classes de 3e de l'année, et non des seuls inscrits à la cérémonie.

⚠️ Point de vigilance : les absents

Tous les élèves ne viennent pas à la cérémonie, et ceux qui récupèrent leur diplôme plus tard au secrétariat n'ont pas systématiquement reçu leur Yearbook. Prévoir explicitement un reliquat déposé au secrétariat, avec la consigne de le remettre en même temps que le diplôme.

➡️ Communication

La cérémonie n'est pas organisée par l'APEL. Convenir en amont avec l'organisateur de la manière dont le Yearbook est présenté, et notamment de la mention de l'Amicale lorsqu'elle a subventionné le projet. L'APEL ne prend pas la parole pendant la cérémonie.

• Budget de référence : ≈ 1 000 €.
• Financement via recettes APEL ou subvention de l’Amicale.
• La participation de l'Amicale se renouvelle chaque année : obtenir une confirmation écrite avant de lancer l'impression, un accord oral en réunion ne suffit pas.

• Récupérer toutes les photos avant l’été.
• Garder des textes courts.
• Vérifier luminosité et cadrage avant export CMJN.
• Stabiliser autour de 68 pages pour maîtriser le budget.
• Archiver chaque année PDF + sources + script dans le Drive.