💶 La campagne des cotisations

Cette page explique comment la part fédérale des cotisations remonte chaque automne à l'Apel du diocèse de Lille, et ce que le bureau doit faire. Bonne nouvelle : ce n'est pas l'APEL qui remplit le fichier, c'est le service comptabilité du collège (OGEC). Le rôle du bureau est de transmettre la demande et de suivre le dossier.

1. Les familles paient la cotisation APEL sur la facture scolaire. C'est l'OGEC qui l'encaisse, pour le compte de l'APEL, dans le cadre de la convention de mandat APEL-OGEC.
2. Début octobre, l'Apel du diocèse de Lille envoie un mail « Campagne des cotisations » à bureau@ (et aux chefs d'établissement), avec un modèle Excel à remplir.
3. Le bureau transfère ce mail au service comptabilité et à l'économat du collège (adresses dans les contacts de bureau@).
4. Le collège remplit le fichier avec la liste des adhérents et le renvoie lui-même au diocèse, par mail.
5. Le diocèse vérifie le fichier et envoie une note de débit. Le règlement se fait par virement, sous 15 jours après réception de cette note.
6. Le collège reverse ensuite à l'APEL sa part des cotisations.

⚠️ L'APEL ne remplit pas le fichier elle-même : il contient le nom, l'adresse, l'email et le portable de chaque parent adhérent. Ces données sont chez l'OGEC, et c'est très bien comme ça (voir RGPD).

1. Repérer le mail de l'Apel du diocèse de Lille (apel.lille@ddeclille.org) dans bureau@, objet du type « Campagne des cotisations 2026/2027 ».
2. Récupérer le modèle Excel via le lien « boîte à outils » du mail, et le joindre au transfert. Ne pas compter sur le lien seul : il peut demander une connexion que le collège n'a pas.
3. Transférer le mail depuis bureau@ (pas depuis une boîte perso), avec le message type ci-dessous.
4. Noter dans l'agenda du bureau un rappel une semaine avant la date limite du diocèse, pour vérifier que le fichier est parti.
5. Prévenir le bureau que c'est transmis.
6. Ne jamais demander à être en copie de l'envoi du collège au diocèse : le fichier joint contient les coordonnées de tous les parents adhérents, et l'APEL n'a pas à les recevoir. Demander seulement au collège de prévenir le bureau quand c'est fait.
7. Trésorier·ère : quand la comptabilité confirme, vérifier le reversement de la part APEL sur le compte de l'association.

Ne transférer que l'appel de cotisations. Les autres questions à la comptabilité (kermesse, calendrier des versements, bilan) font l'objet d'un mail séparé : un mail qui mélange plusieurs sujets reçoit une réponse partielle.

À : le service comptabilité et l'économat du collège
Objet : TR : Campagne des cotisations [année]
Pièce jointe : le modèle Excel du diocèse

Bonjour,

Je vous transfère le mail de l'APEL du diocèse de Lille pour la campagne des cotisations [année]. Comme l'an dernier, je vous laisse le soin de compléter le fichier et de le leur renvoyer. Je vous joins le modèle Excel fourni par le diocèse.

Deux points méritent attention cette année :
- le fichier est à retourner par mail au plus tard le [date limite] ;
- le diocèse demande d'attendre la note de débit avant tout règlement, puis d'effectuer le virement sous 15 jours après sa réception.

Pourriez-vous simplement nous tenir au courant par un petit mail une fois le fichier envoyé au diocèse, puis quand le règlement sera fait ?

Merci beaucoup et bonne journée,

[Prénom Nom]
Secrétaire de l'APEL Saint Joseph La Salle

Adapter les deux points chaque année : relire le mail du diocèse pour vérifier la date limite et les consignes de paiement.

Le modèle 2026-2027 : modèle Excel cotisations et abonnements partenaires (vide). Le diocèse peut le modifier d'une année sur l'autre : toujours reprendre celui du mail de l'année.

Consignes du diocèse (2026) :

• envoi uniquement par mail, jamais par courrier ;
• fichier rempli sur ordinateur, au format Excel d'origine (pas de scan, pas de PDF) ;
• aucun paiement avant la note de débit, puis virement sous 15 jours.

💡 Un parent qui adhère en cours d'année (par exemple en début d'AG) doit lui aussi être remonté au diocèse : le signaler à la comptabilité (voir Assemblée Générale).

Page créée en octobre 2026.