🔁 Passation du bureau

Cette page explique ce qu'il faut faire quand un membre du bureau arrive ou part. Elle ne contient aucun mot de passe : les accès sont dans le document « Accès », sur le Drive du compte bureau.

Moment idéal pour la passation : la première réunion de bureau après l'AG.

• Adresse unique : bureau@apelstjosephwattrelos.fr
• Tous les membres du bureau utilisent ce même compte.
• L'ancienne adresse Gmail n'est plus utilisée. Elle transfère automatiquement ses messages vers bureau@. Ne pas la supprimer.
• Le compte est géré par deux administrateurs (voir plus bas). Ce sont eux qui peuvent changer le mot de passe en cas de besoin.

À faire dans la semaine qui suit le départ :

1. Un administrateur change le mot de passe de bureau@.
2. Le nouveau mot de passe est mis à jour dans le document « Accès ».
3. Le nouveau mot de passe est communiqué de vive voix aux membres restants (pas par SMS, pas par WhatsApp).
4. Si la personne qui part avait des accès sensibles (banque, HelloAsso), changer aussi ces mots de passe.
5. Vérifier que le document « Accès » n'est partagé avec personne d'autre que bureau@.
6. La personne qui part retire le compte bureau@ de son téléphone et de son ordinateur.

À faire ensemble, téléphone en main (15 minutes) :

1. Ajouter le compte bureau@ dans l'application Gmail du téléphone.
2. Enregistrer le mot de passe sur le téléphone.
3. Retirer l'ancienne adresse Gmail de l'APEL si elle est encore présente.
4. Montrer où se trouvent le Drive et le document « Accès ».
5. Envoyer un mail test depuis bureau@ pour vérifier que tout marche.

• Mot de passe oublié ou compte bloqué : contacter un administrateur, il réinitialise le mot de passe.
• Nouvelle connexion demandée sur un appareil : la validation se fait depuis un téléphone déjà connecté au compte.
• En dernier recours : les codes de secours sont dans une enveloppe papier conservée par la présidence.

• Il doit toujours y avoir deux administrateurs, jamais un seul.
• Si un administrateur quitte le bureau, il nomme son remplaçant comme administrateur avant de partir, puis retire ses propres droits.
• Les noms des administrateurs actuels sont indiqués dans le document « Accès ».

À transmettre :

• l'enveloppe des codes de secours du compte bureau@ ;
• les contacts clés : direction du collège, APEL départementale, partenaires réguliers ;
• le calendrier de l'année (AG, conseils, événements récurrents).

À faire :

• mettre à jour le représentant légal auprès de la banque et des organismes concernés ;
• déclarer le nouveau bureau : voir Déclarer le nouveau bureau en Préfecture.

À transmettre :

• les modèles de comptes rendus et de convocations ;
• l'emplacement des archives (comptes rendus, AG) sur le Drive ;
• l'accès au site et au wiki.

À faire :

• vérifier que cette page est à jour après chaque passation.

À transmettre :

• les accès bancaires (selon les règles de la banque, souvent nominatifs : à refaire au nom du nouveau trésorier) ;
• l'accès HelloAsso et aux outils de paiement ;
• les justificatifs et le suivi des comptes de l'année en cours.

À faire :

• changer les signataires et accès à la banque ;
• vérifier les paiements récurrents en cours.

• Jamais de mot de passe sur ce wiki.
• Jamais de mot de passe envoyé par SMS, WhatsApp ou mail.
• Le document « Accès » reste dans le Drive du compte bureau@ et n'est partagé avec personne d'autre.

Dernière mise à jour : octobre 2026