| 📌 Fiche Express |
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| 🎯 Objectif : Décrire les données personnelles traitées par l'APEL, les obligations RGPD associées, et les documents en place pour y répondre. |
| ⚠️ Pas de “déclaration RGPD” à faire : Le RGPD (2018) a remplacé les anciennes déclarations préalables à la CNIL par une logique d'auto-conformité : minimiser les données collectées, informer les familles, documenter dans un registre. |
| 👥 Qui pilote : Le ou la secrétaire du bureau (référent RGPD). Le ou la président·e représente l'association, responsable des traitements. |
| ✉️ Contact familles : bureau@apelstjosephwattrelos.fr |
| 🔗 À lire aussi : Fuite ou perte de données : que faire ? — Vérification du B3 — Application Bénévoles — Rôles du bureau |
Le détail complet (finalité, base légale, destinataires, sécurité) est dans le registre des traitements (voir plus bas). En résumé :
| Traitement | Données collectées | Conservation |
|---|---|---|
| Adhésion / cotisation | Nom, prénom, adresse postale du parent adhérent, transmis par l'OGEC | Durée de l'adhésion, suppression au départ de l'enfant |
| Vérification du B3 (membres du CA) | Nom, prénom, conformité (oui/non), date du contrôle — jamais le contenu du bulletin | Durée du mandat ; le B3 n'est jamais conservé (page dédiée) |
| Bénévoles (application web) | Nom, prénom, email, créneaux, commentaire, informations de contexte (ex. classe) | Anonymisation automatique 36 mois après l'événement |
| Billetterie / précommandes (HelloAsso + HelloBoard) | Nom, prénom, email, commande, pointage, questionnaire de satisfaction | Purge automatique 12 mois après la dernière activité de l'événement |
| Emails du bureau (Google Workspace) | Adresse et contenu des échanges | 3 ans après le dernier échange |
| Groupe WhatsApp | Nom affiché, numéro, messages | Le temps de la participation |
| Photos | Photos d'adultes uniquement — jamais de photo d'enfant publiée | 3 ans après l'événement, retrait sur demande |
Dans tous les cas, on ne collecte que ce qui est utile au traitement concerné. Pas de champ “au cas où”.
Le site n'utilise ni cookie de mesure d'audience ni outil de suivi, les polices sont hébergées sur notre serveur, et les emails envoyés par HelloBoard ne contiennent pas de pixel de suivi d'ouverture.
La collecte des cotisations APEL est réalisée par l'OGEC pour le compte de l'APEL. Cette délégation est encadrée par une convention de mandat APEL–OGEC (modèle fourni par l'Apel nationale), signée par le ou la président·e de l'APEL et l'OGEC, qui précise les modalités de transmission des données dans le respect du RGPD.
Chaque membre du Conseil d'Administration ayant accès aux données personnelles (listes de cotisants, coordonnées, suivi du B3…) signe une charte de confidentialité (modèle Apel nationale). Elle rappelle l'obligation de ne pas divulguer ces données, de ne pas les copier sur un ordinateur personnel et de les utiliser exclusivement dans le cadre de son mandat. Elle est signée par chaque nouvel administrateur à la rentrée.
Le registre RGPD de l'APEL est tenu par le ou la secrétaire et conservé dans le Drive du bureau. Il contient :
Il est relu à chaque rentrée, au renouvellement du CA.
Les applications suppriment ou anonymisent elles-mêmes leurs données. Le reste se fait à la main, une fois par an, après l'AG :
older_than:3y et supprimer les échanges terminés.Prévenir immédiatement le bureau et suivre la procédure dédiée : limiter les dégâts, évaluer le risque, notifier la CNIL sous 72 heures si nécessaire, et toujours noter l'incident dans le registre.
Toute personne peut exercer ses droits d'accès, de rectification, d'opposition, à l'effacement, à la limitation ou à la portabilité en écrivant à bureau@apelstjosephwattrelos.fr. Réponse dans un délai d'un mois. Les bénévoles peuvent aussi modifier ou supprimer eux-mêmes leurs inscriptions depuis leur lien de gestion.