👥 Les rôles du bureau et du Conseil d'Administration

Cette page détaille ce que recouvre concrètement chaque rôle, au-delà de la définition statutaire. Elle est destinée aux parents qui envisagent de candidater et aux membres en poste.

Ces règles s'imposent à nous, elles ne se négocient pas en réunion.

• Le Conseil d'Administration est composé de 20 membres au maximum, élus pour un an par l'Assemblée Générale ordinaire, plus le président de l'Apel du diocèse de Lille (ou son représentant), membre de droit avec voix délibérative.
• Tout membre élu du CA doit être à jour de sa cotisation.
• Le CA choisit chaque année parmi ses membres, à bulletin secret, un bureau composé d'un président, d'un ou plusieurs vice-présidents si nécessaire, d'un secrétaire, d'un secrétaire adjoint si nécessaire, d'un trésorier, d'un trésorier adjoint si nécessaire. Les membres du bureau sont rééligibles.
• Les membres du bureau sont élus nominativement et individuellement, par le CA, pendant l'AG, juste après l'élection du CA (statuts : « à l'issue de l'assemblée générale »).
• Le CA est le seul organe décisionnaire. Les réunions de bureau ont pour objet de préparer son travail.
• Incompatibilité : les membres du bureau ne peuvent pas cumuler leur mandat avec une fonction ou une responsabilité au sein de l'établissement ou de l'OGEC.
• Assiduité : tout membre du CA ou du bureau qui, sans excuse, n'assiste pas à trois réunions consécutives pourra être déclaré démissionnaire.
• Fréquence : le bureau se réunit si possible une fois par mois. Le CA se réunit toutes les fois que nécessaire.
• Le président donne obligatoirement une délégation de signature au trésorier.
• Les élections font toujours l'objet d'un vote à bulletin secret.

💡 Conséquence pratique : se porter candidat·e, c'est candidater au Conseil d'Administration. Prendre un rôle au bureau est une étape distincte, décidée ensuite entre membres du CA. Personne ne se retrouve président·e par surprise le soir de l'AG.

Représente l'association en justice et dans tous les actes de la vie civile, par délégation du conseil d'administration, et l'administre, assisté des membres du bureau. Il est investi de tous pouvoirs à cet effet. Il ouvre, au nom de l'association, des comptes courants bancaires ou postaux. Le président donne obligatoirement une délégation de signature au trésorier.

• Préside et anime l'Assemblée Générale, le Conseil d'Administration et les réunions de bureau.
• Établit l'ordre du jour avec le bureau.

• Demande l'avis de chacun sur les décisions importantes et recherche la participation active de tous les membres.
• Travaille dans un esprit de transparence et s'assure que l'information est partagée au sein du conseil.
• Veille au devoir de réserve et à la confidentialité des échanges, en particulier sur les situations individuelles d'élèves ou de familles.

• Interlocuteur privilégié de la cheffe d'établissement.
• Siège au Conseil d'Établissement.
• Est membre de droit du conseil d'administration de l'OGEC.

• Apel diocésaine de Lille, municipalité, partenaires, entreprises, réseau des anciens élèves.

• Rédige, avec le/la secrétaire, le rapport moral d'activités présenté à l'AG ainsi que les orientations de l'année à venir.
• Supervise la comptabilité tenue par le/la trésorier·ère (sans la tenir lui-même).
• Informe sans délai l'Apel diocésaine en cas de difficulté importante ou de fait grave.

• Favorise le recrutement de nouveaux bénévoles et porte, avec le CA, le souci du renouvellement des équipes.
• Prépare sa succession. C'est une mission du rôle, pas une option.

• L'Apel diocésaine propose des formations dédiées aux présidents d'Apel d'établissement, ainsi qu'un accompagnement et une médiation en cas de besoin.

• Ce n'est pas la personne qui fait tout : elle ne tient pas les comptes, ne rédige pas les procès-verbaux, n'organise pas la kermesse seule.
• Ce n'est pas un rôle solitaire : le bureau assiste le président, et un·e ou plusieurs vice-président·es peuvent le représenter à tout moment.
• Ce n'est pas un poste technique : aucune compétence particulière n'est requise à l'entrée.

Écoute, sens du collectif, capacité à trancher, goût du dialogue avec l'établissement, et disponibilité pour un échange régulier avec la direction.

Poste facultatif au sens des statuts (“si nécessaire”), élu comme les autres par le CA.

• Accompagne et épaule le ou la président·e au quotidien : préparation des réunions, suivi des dossiers, présence aux côtés de la direction.
• Le ou la représente lors des réunions ou des rendez-vous auxquels il ou elle ne peut pas se rendre.
• Assure la continuité en cas d'absence prolongée, jusqu'à ce que le CA se prononce.
• Peut recevoir une délégation permanente sur un domaine : événements festifs, communication, lien avec l'Amicale, suivi des commissions…

💡 C'est la meilleure porte d'entrée pour une personne qui hésite à prendre la présidence : on travaille en binôme, la charge est partagée et le poste s'apprend en une année.

Le secrétaire est chargé de tout ce qui concerne la correspondance et les archives ; il rédige les convocations et les procès-verbaux des délibérations, en assure l'archivage, et exécute les formalités prescrites par la loi de 1901.

• Convocations aux réunions statutaires, dans les délais. Pour l'AG, la convocation est adressée au moins 15 jours avant la date fixée et indique l'ordre du jour établi par le CA.
• Procès-verbaux des CA et des AG, signés par le président et le secrétaire (ou le secrétaire de séance), puis diffusés aux membres et à la direction.
• Feuille de présence émargée et certifiée conforme.
• Déclaration en préfecture de la nouvelle composition du bureau après l'AG. ⚠️ Délai légal : 3 mois maximum.
• Archives et mémoire de l'association : arborescence du Drive, conservation des PV et documents, tenue du registre RGPD.
• Secrétariat courant délégué par le président : réservation de salles et de matériel, invitations, déclaration de débit de boissons pour les événements.
• Appel de cotisations du diocèse : le transférer à la comptabilité et à l'économat du collège, puis suivre le dossier (voir Campagne des cotisations).

Ce n'est pas le scribe systématique de toutes les réunions : un secrétaire de séance peut être désigné au cas par cas en début de réunion.

Rigueur rédactionnelle et régularité. C'est le rôle qui gagne le plus à être outillé : modèles de PV, wiki, signature électronique.

Poste facultatif, binôme du/de la secrétaire.

• Prend le relais sur une réunion ou une période d'indisponibilité.
• Se partage la rédaction des PV et la tenue des archives.
• Évite que la mémoire de l'association ne repose sur une seule personne.

Le trésorier est chargé de la gestion de l'association, perçoit les recettes et effectue les paiements, sous le contrôle du président. Il tient une comptabilité régulière de toutes les opérations, et en rend compte au conseil d'administration et à l'assemblée générale qui statue sur la gestion.

Il reçoit obligatoirement une délégation de signature du président.

• Tenue des comptes et suivi des opérations sur l'exercice social, qui court du 1er septembre au 31 août.
• Encaissements : cotisations, ventes, billetteries en ligne.
• Règlement des factures et suivi des dépenses engagées par les référents d'action.
• Budget prévisionnel de l'année à venir.
• Rapport financier présenté et soumis au vote de l'Assemblée Générale.
• Suivi des adhésions et du reversement des cotisations : le collège (OGEC) encaisse les cotisations, envoie le fichier au diocèse et paie la part fédérale ; le ou la trésorier·ère vérifie que la part APEL est bien reversée sur le compte de l'association (voir Campagne des cotisations).
• Cadrage financier des événements avec leurs référents (semaine festive, guinguette, cagettes…).

Rigueur, honnêteté, organisation et des compétences comptables minimales. Il n'est pas nécessaire d'être comptable de métier.

Poste facultatif, binôme du/de la trésorier·ère.

• Indispensable les jours d'événement : tenue et comptage des caisses, remises en banque.
• Peut suivre le budget d'une action en particulier.
• Permet de préparer la relève sur le poste le plus technique du bureau.

C'est le rôle le plus accessible, et le plus important à faire connaître aux parents : c'est au CA que les décisions se prennent et que les budgets se votent.

• Élu·e par l'Assemblée Générale, pour un an, rééligible.
• Doit être à jour de sa cotisation.
• Participe aux Conseils d'Administration, vote les décisions, et porte un projet s'il ou elle le souhaite.
• Peut devenir référent·e d'une action ou représenter l'APEL dans une commission, sans aucune obligation.
• Doit avoir satisfait à la vérification du Bulletin n°3, lors de sa candidature puis à chaque rentrée scolaire.
• ⚠️ Trois absences consécutives sans excuse peuvent valoir démission d'office.

Elles ne figurent pas dans les statuts mais structurent notre travail réel. Aucune n'exige d'être membre du CA. Les nommer évite que tout retombe sur le bureau.

Ces fonctions, et en particulier la représentation dans les instances du collège, relèvent de l'usage et non des statuts. Rien n'impose qu'un siège au conseil pastoral, à l'EAP ou dans une commission soit tenu par un membre du bureau : ces habitudes se sont installées avec les équipes successives, sans jamais être écrites.

Conséquences pratiques :

• Une personne du CA, voire un parent volontaire hors CA, peut tenir une représentation.
• En contrepartie, rien ne garantit qu'un siège soit couvert : à chaque rentrée, on vérifie explicitement qui prend quoi, plutôt que de supposer que la personne de l'an dernier continue.
• ⚠️ Les invitations à ces instances arrivent souvent sur des adresses personnelles. Ce qui s'y dit ne redescend alors pas au bureau. Demander à être invité sur l'adresse de l'association, et faire un point en réunion après chaque instance.

Ce découpage sert de fil conducteur dans nos présentations de rentrée.

1. Suivre. Rejoindre le groupe WhatsApp, lire le site. Aucun engagement.
2. Donner un coup de main. Deux heures sur un événement, une séance BDI, un stand à la kermesse. Ponctuel, sans suite obligatoire.
3. Prendre un rôle. Entrer au Conseil d'Administration, puis éventuellement au bureau. C'est là que se décident les projets de l'année.

• Informer les candidats en amont de l'obligation de Bulletin n°3 : compter 2 jours ouvrés par voie numérique et jusqu'à 2 semaines par voie postale.
• Signaler l'incompatibilité bureau / établissement / OGEC dès les présentations de rentrée, pour éviter une candidature qui ne pourrait pas aboutir.
• Respecter l'ordre des élections : le CA est élu par l'AG, le bureau est élu ensuite par le CA, nominativement et à bulletin secret.
• Organiser la passation en fin de mandat : accès au Drive, à la boîte mail, au compte bancaire, à la billetterie en ligne, au site et au wiki, aux réseaux sociaux, et transmission des contacts.

Quand un rôle change de mains, voir la passation du bureau.