📑 Déclaration en Préfecture après l’Assemblée Générale

📌 Fiche Express

• 🎯 Objectif : Déclarer officiellement en préfecture le nouveau Conseil d’Administration (CA) et le Bureau de l’APEL après l’AG.
• 🗓️ Quand : Dans les 3 mois suivant l’Assemblée Générale (idéalement au plus tôt).
• 📎 Documents :
  1. PV d’AG signé
  2. Feuille de présence
  3. Listes CA & Bureau
  4. Infos personnelles des membres du CA (Google Form)
  5. Statuts si modifiés
• 🖋️ Signature : Président et secrétaire sortants.
• 🌐 Site officiel :
  1. Portail associations : https://www.service-public.fr/associations
  2. Fiche “Modification des dirigeants” : https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F34797
  3. Formulaire direct : https://demarches.service-public.gouv.fr/asso_mademarche/MD/demarche?action=modification
• 📧 En cas de silence : Relancer la préfecture après 1 mois avec le numéro de dossier.
• 📁 Archivage : Drive → `0 - Réunions / Années / AAAA-AAAA / AG YYYYMMDD`

Effectuer la déclaration officielle du nouveau Conseil d’Administration (CA) et du Bureau de l’APEL auprès de la Préfecture, à la suite de l’Assemblée Générale annuelle.

Cette démarche est obligatoire et conditionne :

• la validité légale du bureau élu,
• la mise à jour des signatures bancaires et des mandats administratifs.

• À faire dès que possible après l’Assemblée Générale (généralement début octobre).
• Le délai légal est de 3 mois maximum après la date de l’AG.
• Tant que la déclaration n’est pas enregistrée, l’ancien bureau reste officiellement en fonction.

Contenu :

• Rapport moral
• Rapport financier
• Budget prévisionnel
• Élections du CA et du Bureau
• Résolutions éventuelles (statuts, décisions majeures)

Annexes :

• Feuille de présence signée des parents présents à l’AG.

Signatures :

• Le PV doit être daté et signé par le président et la secrétaire de l’année sortante (avant renouvellement).

Format :

• Exporter le tout en un seul PDF (PV + feuille de présence).
• Les signatures peuvent être électroniques via https://www.lex.community/.

• Liste complète des membres élus en CA (même s’ils n’ont pas de fonction de bureau).
• Cette liste doit correspondre exactement à celle figurant dans le PV d’AG.

• Mentionner clairement les fonctions :
  1. Président / Présidente
  2. Vice-président·e(s) s’il y en a
  3. Trésorier / Trésorière (+ adjoint·e si besoin)
  4. Secrétaire (+ adjoint·e si besoin)
• Le Bureau fait partie du CA, il doit donc être cohérent avec la liste du CA.

Données nécessaires pour chaque membre du CA (y compris bureau) :

• Nom
• Prénom
• Adresse postale complète
• Nationalité
• Profession
• Fonction dans l’association (CA, président, trésorier, etc.)

Recueil :

• Via le Google Form interne APEL, pré-rempli chaque année.
• Lien à envoyer aux membres élus au plus tôt après l’AG.
• Prévoir une date limite pour la réponse et relancer les retardataires.

• Version en vigueur (modèle diocésain validé en 2025).
• À joindre uniquement en cas de modification des statuts lors de l’AG.
• Disponible sur le Drive ou dans la section “Manuel de l’APEL”.

• Le PV d’Assemblée Générale doit être signé par le président et la secrétaire sortants.
• La feuille de présence doit être annexée au PV.
• Les signatures peuvent être électroniques via https://www.lex.community/.
• Une fois les signatures recueillies :
  1. Générer un PDF unique (PV + feuille de présence).
  2. Vérifier lisibilité et cohérence (date, année, liste CA & bureau).

La démarche se fait en ligne, via le portail Service Public.

• Portail général : https://www.service-public.fr/associations
• Fiche détaillée : https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F34797
• Accès direct au formulaire de modification : https://demarches.service-public.gouv.fr/asso_mademarche/MD/demarche?action=modification

1. Se connecter avec le compte utilisé pour l’association.  
2. Choisir l’association à modifier (normalement **une seule** est affichée).  

Sélectionner :

• « A - Un changement dans la liste des personnes chargées de l'administration de l'association »

4.1. Informations du déclarant

• Renseigner les informations de la personne qui fait la déclaration

(souvent le/la secrétaire du nouveau bureau).

• Le numéro RNA de l’association est pré-rempli.
• Cliquer sur « Rechercher » pour charger la fiche de l’association.
• Vérifier les informations affichées puis cliquer sur « Suivant ».

4.2. Déclaration des dirigeant·es

• Se munir du PV d’AG et de la liste des membres du CA.

Étapes :

1. Indiquer la **date de l’Assemblée Générale**.  
2. Renseigner le **Dirigeant 1** : la personne qui déclare.  
3. Renseigner le **Dirigeant 2** : le/la **président·e**.  
4. Cliquer sur **« Ajouter un dirigeant + »** pour ajouter :
   - tous les membres du Bureau,  
   - tous les autres membres du CA.  
5. Vérifier que :
   - la liste saisie est **complète**,  
   - elle correspond **exactement** à celle du PV d’AG.

Dans la section « Pièces justificatives » du formulaire :

• Joindre le PV d’AG signé (PDF unique avec feuille de présence).
• Joindre les statuts uniquement s’ils ont été modifiés.
• Vérifier :
  1. le nom du fichier (année, APEL, AG, etc.),
  2. la lisibilité et le bon sens des documents joints.

Dernier écran : récapitulatif

• Vérifier :
  1. l’identité de l’association,
  2. la liste des dirigeant·es,
  3. la date de l’AG,
  4. les pièces jointes.

Certification sur l’honneur

• Cocher la case de certification sur l’honneur des informations déclarées.

Validation

• Cliquer sur « Valider la demande de modification ».
• La demande est alors transmise au greffe des associations.

Un numéro de déclaration est affiché ou transmis.

• Le noter et le conserver précieusement.

1. Récapitulatif de déclaration

• Télécharger le récapitulatif PDF après validation.
• Bonne pratique : renommer le fichier en intégrant le numéro de déclaration.
• L’archiver dans le Drive :

  `0 - Réunions / Années / AAAA-AAAA / AG YYYYMMDD`

2. Délai de réponse

• Un récépissé est envoyé par mail/plateforme après traitement par la préfecture

(délai : quelques jours à quelques semaines).

• Si aucune nouvelle après 1 mois :
  1. relancer la préfecture,
  2. mentionner le numéro de déclaration.

3. Archivage du récépissé

• Télécharger le récépissé.
• Le ranger dans le même dossier que :
  1. le PV d’AG,
  2. la feuille de présence,
  3. le récapitulatif PDF de déclaration.

Exemple d’arborescence :

• `0 - Réunions / Années / 2025-2026 / AG 20251009`

Le récépissé de déclaration atteste officiellement du nouveau CA et du nouveau Bureau.

Il est indispensable pour :

• Mettre à jour les signatures et pouvoirs bancaires (président / trésorier).
• Justifier la légitimité du bureau auprès des partenaires (banque, assurances, fournisseurs, établissement scolaire).
• Répondre à toute demande de preuve de représentation de l’association.

Changement de statuts

• Nécessite une Assemblée Générale Extraordinaire.
• Implique :
  1. convocation avec ordre du jour précis,
  2. quorum et modalités prévues par les statuts,
  3. PV spécifique + nouveau texte de statuts signé.
• Tous ces éléments sont à joindre lors de la déclaration de modification sur le site.

Absence de retour de la préfecture (> 1 mois)

• Envoyer un mail de relance
  1. en rappelant le numéro de déclaration,
  2. en joignant le récépissé de dépôt ou le PDF récapitulatif de demande.

Perte du récépissé

• Contacter la préfecture (mail / téléphone).
• Fournir :
  1. le numéro de déclaration,
  2. l’identité de l’association (nom + RNA).
• Demander un duplicata.

• Envoyer le Google Form aux nouveaux membres du CA dans les jours qui suivent l’AG, avec :
  1. une date limite claire,
  2. une relance si nécessaire.
• Centraliser chaque année le dossier Préfecture (PV + présence + listes + récépissé) dans le Drive :

`0 - Réunions / Années / AAAA-AAAA / AG YYYYMMDD`

• Noter le numéro de déclaration et le numéro de récépissé dans le tableau de suivi administratif du bureau.

• PV AG du 09/10/2025 signé par *Identité Président·e sortant·e* & *Identité Secrétaire sortant·e*
• Liste CA : 15 membres élus (identique au PV)
• Liste Bureau : 8 membres avec répartition des rôles (président, trésorier, secrétaire, etc.)
• Statuts : mis à jour le 09/10/2025 selon le modèle diocésain 2021 (si applicable)
• Déclaration en ligne réalisée via Service Public, numéro de déclaration consigné dans le suivi administratif
• Récépissé de déclaration archivé dans :

`0 - Réunions / Années / 2025-2026 / AG 20251009`