Assemblée Générale Annuelle de l'APEL

Réunir les parents membres de l'APEL pour présenter les bilans de l'année écoulée, élire le nouveau Conseil d’Administration (CA), et partager un moment convivial pour lancer la nouvelle année.

📅 Quand ?

Début octobre, en soirée (généralement à 18h30).
L'invitation est envoyée au moins 3 semaines avant via École Directe.

👥 Qui participe ?

Les membres du CA sortant.
Tous les parents d'élèves sont invités.
La Direction de l'établissement.

📍 Où ?

Dans la salle de théâtre du collège.
⚠️ Attention : Le matériel vidéo peut être ancien. Pensez à tester la connexion et à prévoir un adaptateur VGA ou une clé USB avec la présentation.

➡️ Réserver la salle Détails :

À faire le plus tôt possible auprès de la direction, idéalement avant les vacances d'été.
Relancer à la rentrée : une demande formulée en juin n'est pas une réservation confirmée.

➡️ Lancer les invitations : trois envois distincts Détails :

L'invitation aux parents, via École Directe. Elle doit respecter le formalisme d'une convocation d'Assemblée Générale (date, heure, lieu, ordre du jour). Y inclure un lien vers un formulaire Google pour confirmer la participation et recueillir les candidatures au CA.
- Modèle prêt à compléter : convocation type (.docx). Il comporte une dernière page « mode d'emploi » à supprimer avant l'envoi.
- ⚠️ Repartir de ce modèle, jamais d'un fichier de l'année précédente. Le QR code et le lien du formulaire changent chaque année : un QR code recopié renvoie vers l'ancien formulaire, et l'erreur ne se voit qu'après coup. Vérifier aussi l'en-tête, le pied de page et qu'aucune date de l'année précédente ne subsiste.
- Fixer la date limite de candidature dans la convocation, quelques jours avant l'AG. Sans date, les candidatures restent ouvertes jusqu'au vote. Voir la section « Adhésion, candidatures et votes » ci-dessous.
La convocation des membres du Conseil d'Administration, nominative.
L'invitation de l'Apel diocésaine, à envoyer même si la disponibilité est incertaine : c'est un geste attendu et il entretient le lien avec la fédération. Voir l'organisation fédérative.

💡 Les parents qui se sont déclarés intéressés dans le formulaire ou lors des présentations de rentrée sont relancés individuellement pour venir à l'apéro de l'APEL, en amont de l'AG.

📣 Le renouvellement du bureau et l'appel à candidatures se disent explicitement dans la communication, pas seulement le soir de l'AG.

➡️ Vérifier l'honorabilité des candidats (B3) Détails :

Informer les candidats dès septembre. La demande en ligne est gratuite et rapide : réponse par courriel en moins d'une heure le plus souvent, 24 heures au plus tard (5 jours ouvrés si la personne est née à l'étranger). Compter environ 2 semaines par voie postale.
La vérification est faite avant l'AG, par le président·e sortant·e, pour tous les candidats, y compris ceux déjà élus l'année précédente.
Le bulletin présenté doit avoir moins de 3 mois. Il n'est ni conservé, ni photocopié, ni numérisé.
Procédure complète : Vérification du Bulletin n°3.

➡️ Préparer les documents Détails :

Le diaporama de présentation (bilan des actions), soumis à relecture au bureau avant l'AG.
Le bilan financier, préparé par le trésorier : dépenses, recettes et justificatifs à jour. C'est le chantier le plus long, il se lance dès la rentrée et pas dans la dernière semaine.
La liste des candidats au nouveau CA.
La feuille d'émargement (grille de présence).
La liste des adhérents à jour, pour vérifier les votants et les candidats.
Les bulletins de vote du CA (liste des candidats), des petits papiers pour l'élection du bureau, une urne.
Un carnet de reçus et la tablette SumUp pour les adhésions sur place.

➡️ Répartir les prises de parole Détails :

Attribuer chaque partie du bilan au référent de l'action concernée, quelques jours avant, et pas le soir même.
Chacun sait ainsi ce qu'il présente et peut préparer sa partie.

➡️ Préparer la logistique Détails :

Vérifier le matériel technique (ordinateur, adaptateurs).
Prévoir le pot convivial : pain surprise commandé à l'avance chez un professionnel, boissons en canettes, apéritif salé. Désigner qui fait les courses et qui avance les frais.

Règles confirmées par l'Apel diocésaine de Lille.

➡️ Qui peut voter ?

Seuls les adhérents à jour de leur cotisation votent (1 voix par famille, 2 pouvoirs maximum par membre présent, statuts art. 8).
Un parent non adhérent peut adhérer à tout moment de l'année, y compris en début d'AG : paiement sur place (chèque, espèces, SumUp), remise d'un reçu, ajout à la liste des adhérents, remise d'un bulletin de vote.
⚠️ Le nouvel adhérent doit ensuite être remonté à l'Apel diocésaine.

➡️ Qui peut être candidat au CA ?

Être majeur, parent d'un élève inscrit au collège et adhérent à jour (statuts art. 5 et 7). L'adhésion peut se faire en début d'AG.
Présenter son B3 de moins de 3 mois avant le vote : voir Vérification du Bulletin n°3.
Avoir candidaté dans le délai fixé par la convocation.

➡️ La date limite de candidature

C'est à l'APEL de fixer les modalités de candidature dans la convocation. L'usage est d'arrêter les candidatures plusieurs jours avant l'AG, pour préparer les bulletins de vote.
Si une date limite est fixée, aucune candidature n'est possible sur place le jour J.
Si aucune date n'est fixée, chaque adhérent peut candidater jusqu'à l'élection.
Toute prolongation du délai doit être communiquée à tous les parents, par le même canal que la convocation.

➡️ Mode de vote

Les votes sur les rapports, les orientations et le budget peuvent se faire à main levée.
Les élections se font obligatoirement à bulletin secret : celle du CA par l'AG (statuts art. 8) et celle du bureau par le CA (statuts art. 7). En cas d'égalité de voix, le plus jeune des candidats est élu.
Élection du bureau : poste par poste, nominativement et individuellement (statuts art. 7). Quorum : la moitié des membres du CA présents.
Bonnes pratiques (guide Apel, non imposées par les statuts) :
- élection du CA : un bulletin imprimé avec la liste des candidats, sur lequel chacun raye les noms qu'il ne souhaite pas élire ;
- dépouillement par deux personnes non candidates, pour éviter toute contestation ;
- élection du bureau : un nom par bulletin et par poste (2 noms pour les postes doubles).

1. Accueil des parents, signature de la feuille de présence et adhésions sur place pour les parents qui le souhaitent.
2. Présentation du bilan moral (actions de l'année écoulée).
3. Présentation du bilan financier.
4. Vote des deux bilans par l'assemblée.
5. Présentation des parents candidats au nouveau CA.
6. Vote à bulletin secret pour élire le nouveau Conseil d'Administration.
7. Le nouveau CA élit le bureau, poste par poste, à bulletin secret.
8. Clôture de l'AG et pot convivial. 🎉

⚖️ Ordre des élections : l'Assemblée Générale élit le Conseil d'Administration. Le bureau est élu ensuite par le CA, parmi ses membres, nominativement et à bulletin secret, pendant l'AG, juste après l'élection du CA. Détail des rôles : Les rôles du bureau et du CA.

Anticiper la technique : Avoir tout testé (ordinateur, projection) avant l'arrivée des parents pour éviter le stress.
Collecter les informations : Récupérer dès la fin de l'AG les coordonnées complètes des nouveaux élus pour la déclaration officielle en préfecture (mission du/de la secrétaire).
Intégrer les nouveaux : Afficher un QR code vers le groupe WhatsApp de l'APEL pour que les nouveaux membres puissent le rejoindre facilement.
Préparer le terrain en amont : l'Apéro de l'APEL de fin septembre et les présentations de rentrée sont les deux moments où se recrutent les candidats. Une AG se prépare dès la rentrée.

Préparer le dossier de Déclaration en Préfecture pour officialiser le nouveau bureau.
Ce dossier comprend le PV signé (par le président et le secrétaire sortants), la feuille de présence certifiée confirme, la liste complète du CA et du bureau.
⚠️ Délai légal : 3 mois maximum après l’Assemblée Générale.
Remonter les nouveaux adhérents (adhésions faites le soir de l'AG) à l'Apel diocésaine.