📑 Déclarer le nouveau bureau en Préfecture

Ce guide explique comment déclarer le nouveau Conseil d’Administration (CA) et le Bureau de l’association après l'Assemblée Générale (AG).

• L'Objectif : C'est une démarche obligatoire pour que le nouveau bureau soit reconnu légalement. Sans cela, vous ne pourrez pas, par exemple, mettre à jour les signatures à la banque.
• Le Délai : Vous avez 3 mois maximum après la date de l'AG pour faire la déclaration (exemple : AG le 8 octobre, déclaration avant le 8 janvier). Il est conseillé de le faire au plus tôt.

À savoir : Le nouveau bureau est en fonction dès son élection. En revanche, le changement n'est opposable aux tiers (banque, partenaires…) qu'une fois déclaré en préfecture : c'est pour cela qu'il ne faut pas tarder.

Avant de commencer la démarche en ligne, vous devez réunir et finaliser 3 éléments clés.

Le PV est le document le plus important.

• Contenu : Il doit dater l'AG et lister clairement les membres élu·e·s au Conseil d'Administration ainsi que la composition du Bureau (Président·e, Trésorier·e, Secrétaire, etc.).
• Élection du Bureau : Le Bureau n'est pas élu par l'AG mais par le CA, à bulletin secret (article 7 des statuts). Dans le PV, présentez-la comme une réunion du nouveau CA à l'issue de l'AG, avec le quorum requis (la moitié des membres du CA).
• Signature : Le PV est signé par le·la président·e et le·la secrétaire, ou le·la secrétaire de séance (article 8 des statuts). En pratique, ce sont les personnes qui ont tenu la séance, qu'elles soient réélues ou non. Les signatures peuvent être électroniques (via http://goodflag.community/ par exemple).
• Feuille de présence : Si elle existe, elle accompagne le PV signé et archivé. Elle contient des données personnelles (e-mails, téléphones) : elle ne doit jamais figurer dans la version du PV diffusée aux parents. À notre connaissance, elle n'est pas exigée par la préfecture (à vérifier sur la démarche en ligne).
• Numérisation : Scannez le PV signé (et la feuille de présence signée si vous la joignez). Fusionnez-les en un seul fichier PDF. Si c’est trop compliqué pour vous alors il est possible de garder les deux fichiers pour la suite.

Vous devrez saisir l'identité de tous les membres du CA (y compris les personnes membres du Bureau). Préparez cette liste à l'avance pour gagner du temps.

Pour chaque membre du CA, il vous faut :

• Nom et Prénom
• Adresse postale complète (numéro, rue, code postal et commune)
• Nationalité
• Profession
• Fonction dans l'asso (Président·e, Trésorier·e, Secrétaire, Membre du CA…)

💡 Bonne pratique : Envoyez le Google Form interne de l'APEL aux nouvelles personnes élues juste après l'AG. Fixez une date limite courte (ex: 1 semaine) et relancez les personnes en retard pour avoir ces informations rapidement. Dans le formulaire, rendez le code postal et la commune obligatoires : la préfecture demande une adresse complète pour chaque membre.

• Vous n'avez besoin de joindre les statuts que SI ET SEULEMENT SI ils ont été modifiés lors de l'AG (cela nécessite une AG Extraordinaire).
• Si vous n'avez pas modifié les statuts, vous n'avez rien à préparer pour ce point (c'est le cas habituel).

Une fois vos documents prêts (surtout le PDF du PV), rendez-vous sur le site du Service Public.

• Lien direct (recommandé) : https://demarches.service-public.gouv.fr/asso_mademarche/MD/demarche?action=modification
• Pour information (Fiche d'aide) : https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F34797
• Portail général : https://www.service-public.fr/associations

1. Connectez-vous avec votre compte France Connect.
2. Le site vous propose l'association liée à ce compte. Sélectionnez-la.

1. Motif de la déclaration : Cochez la case « A - Un changement dans la liste des personnes chargées de l'administration de l'association ».

1. Informations déclarant·e : Remplissez vos informations (en tant que personne qui fait la démarche, souvent le·la nouvelle secrétaire) et cliquez sur “Suivant”.

1. Sur l'écran suivant le numéro RNA de l'asso est normalement pré-rempli, cliquez sur “Rechercher” et descendez tout en bas de la page, mettez “Oui” sur “Ces informations correspondent-elles à l'association pour laquelle je souhaite déclarer des modifications ou des changements ?” (si c'est toujours le cas) puis cliquez sur “Suivant”.

1. Déclaration des dirigeant·es : C'est l'étape la plus importante.
   • Indiquez la date de l'Assemblée Générale.
   • Renseignez le·la “Dirigeant·e 1” (la personne qui déclare).
   • Renseignez le·la “Dirigeant·e 2” (généralement le·la Président·e).
   • Cliquez sur « Ajouter un dirigeant + » pour saisir TOUS les autres membres du CA, un par un, avec leur fonction (Président·e, Trésorier·e, Membre du CA…).
   • Vérifiez que votre liste est complète et identique à celle du PV.

1. Dans la section “Pièces justificatives”, téléversez le PDF du PV signé (avec la feuille de présence si vous la joignez) ou tous les PDF.
2. Téléversez les nouveaux statuts *uniquement* s'ils ont été modifiés.

1. Un écran récapitulatif apparaît. Vérifiez bien la liste des dirigeant·e·s saisi·e·s et les documents joints.
2. Cochez la case de certification sur l'honneur.
3. Cliquez sur « Valider la demande de modification ».

IMPORTANT : Après validation, le site vous donne un numéro de déclaration (ou numéro de dossier). Notez-le précieusement, il est indispensable pour tout suivi.

La démarche n'est pas tout à fait terminée.

• Le site vous propose de télécharger un récapitulatif de votre déclaration (un PDF).
• Action : Téléchargez-le et renommez-le (ex: AAAA-MM-JJ - Récapitulatif dépôt Préfecture.pdf).

• La préfecture va maintenant traiter votre demande (cela peut prendre de quelques jours à plusieurs semaines).
• Une fois validé, vous recevrez un email vous invitant à télécharger le document officiel : le Récépissé de déclaration. C'EST ce document qui fait foi.

Que faire si ça traîne ? Si vous n'avez aucune nouvelle après 1 mois, envoyez un email de relance au Greffe des associations de votre préfecture en mentionnant votre numéro de déclaration.

Ce récépissé officiel est la preuve que votre nouveau bureau est actif. Il est indispensable pour :

• Mettre à jour les signatures et les pouvoirs à la banque (pour le·la président·e et le·la trésorier·e).
• Justifier de vos fonctions auprès de partenaires (mairie, assurances, etc.).

Rangez tous les documents de cette procédure au même endroit dans le Drive pour l'historique de l'association.

• Où : 0 - Réunions / Années / AAAA-AAAA / AG YYYYMMDD
• Quoi :
  1. Le PV de l'AG signé (PDF), avec la feuille de présence si elle existe
  2. Le récapitulatif de dépôt (le 1er PDF que vous avez eu)
  3. Le récépissé de déclaration (le document officiel reçu à la fin)

• Modification des statuts : Si vous changez les statuts, vous devez joindre le texte complet des nouveaux statuts signés, en plus du PV de l'AGE (Assemblée Générale Extraordinaire) qui les a votés.
• Perte du récépissé : Si vous perdez le récépissé officiel, contactez le Greffe des associations de votre préfecture (par email) en donnant le nom de l'asso, son numéro RNA et (si possible) le numéro de déclaration pour demander un duplicata.

Voir aussi : la passation du bureau (comptes, accès, transmission des rôles).