📆 Les échéances du bureau

Cette page rassemble ce que le bureau doit faire dans l'année et pour quand : délais légaux et statutaires, démarches administratives, préparation de l'AG. Les événements et les actions sont dans le Manuel de l'APEL, section « Calendrier des événements ».

Chaque ligne renvoie à la page qui la détaille. Si une date change, c'est cette page source qu'il faut corriger en premier, puis celle-ci.

📌 Fiche Express
🎯 Objet : Ne rater aucune date limite, et savoir quoi lancer à chaque période de l'année.
🗓️ Exercice social : du 1er septembre au 31 août (voir Rôles du bureau, trésorier·ère).
🔁 Rythme des réunions : bureau si possible une fois par mois ; CA trois fois par an, plus l'AG (voir Le Conseil d'Administration).
👀 À relire : à chaque rentrée, par le bureau nouvellement élu.

Échéance	Date limite	Qui	Détail
Réserver la salle de l'AG	Avant les vacances d'été, puis relancer à la rentrée	Président·e	Assemblée Générale
Bulletin n°3 de tous les candidats au CA	Avant l'AG, bulletin de moins de 3 mois	Président·e sortant·e	Vérification du B3
Convocation de l'AG	15 jours avant au minimum (statuts) ; 3 semaines avant en pratique, via École Directe	Secrétaire	Rôles du bureau, Assemblée Générale
Déclaration du nouveau CA et du bureau en préfecture	3 mois maximum après l'AG, le plus tôt possible	Secrétaire	Déclaration en préfecture
Transmettre l'appel de cotisations du diocèse à la comptabilité du collège	Dès réception (début octobre) ; fichier attendu par le diocèse début novembre	Secrétaire	Campagne des cotisations
Paiement de la part fédérale au diocèse (fait par le collège)	15 jours après la note de débit du diocèse	Trésorier·ère (suivi)	Campagne des cotisations
Clôture des commandes de fournitures scolaires	15 juillet	Référent·e de l'action	Fournitures scolaires

Demander la salle de l'AG à la direction (AG). Une demande faite en juin n'est pas une réservation confirmée : la relancer en septembre.
Clôturer les commandes de fournitures au 15 juillet (Fournitures scolaires).

Trésorier·ère : démarrer le bilan financier de l'exercice clos au 31 août. C'est le chantier le plus long de l'AG (AG).
Président·e : prévenir les candidats au CA qu'il leur faudra un Bulletin n°3 de moins de 3 mois (B3).
Confirmer la réservation de la salle de l'AG.
Recruter les candidats : présentations de rentrée et apéro de l'APEL fin septembre. Annoncer le renouvellement du bureau dans la communication.
Envoyer la convocation de l'AG au moins 3 semaines avant, en repartant du modèle de convocation, jamais du fichier de l'an dernier.
Envoyer aussi la convocation nominative des membres du CA et l'invitation à l'Apel diocésaine.

Avant l'AG : vérifier le B3 de tous les candidats, y compris les sortants qui se représentent.
Le soir de l'AG : élection du CA, puis élection du bureau par le nouveau CA, pendant l'AG.
Juste après l'AG :
- envoyer aux élus le formulaire interne pour recueillir les informations de la déclaration en préfecture (Déclaration en préfecture) ;
- faire la passation des accès à la première réunion de bureau (Passation du bureau) ;
- faire signer la charte de confidentialité aux nouveaux administrateurs et relire le registre RGPD (RGPD) ;
- transférer à la comptabilité et à l'économat l'appel de cotisations du diocèse, avec le modèle Excel (Campagne des cotisations) ;
- faire la revue annuelle des données : vieux mails de bureau@, albums photos de plus de 3 ans, listes d'adhérents des années précédentes (RGPD).

Une semaine avant la date limite du diocèse : vérifier auprès de la comptabilité que le fichier des cotisations est parti (Campagne des cotisations).
Le collège paie la part fédérale sous 15 jours après la note de débit du diocèse, puis reverse à l'APEL sa part des cotisations : le ou la trésorier·ère vérifie la réception.
CA de rentrée : lancement des projets et répartition des rôles (CA).

Déposer la déclaration en préfecture si ce n'est pas encore fait. Sans nouvelle un mois après le dépôt, relancer le greffe en citant le numéro de déclaration.

CA d'hiver (janvier/février) : point d'étape et ajustements budgétaires.
CA de printemps (mars/avril) : bilan intermédiaire et anticipation de l'année suivante.
Le budget prévisionnel de l'année à venir revient au trésorier·ère (Rôles du bureau), mais le wiki ne lui fixe pas de date : à caler en bureau.

Page créée en octobre 2026 à partir des pages existantes du wiki.