Distribution des fournitures scolaires – APEL Collège Saint-Joseph

Faciliter la rentrée des familles en proposant des packs de fournitures scolaires prêts à l’emploi, commandés en ligne via un prestataire partenaire (actuellement marentreefacile.com), livrés et distribués par l’APEL fin août.

Ce service permet également à l’APEL de dégager une rétrocommission (pourcentage du chiffre d’affaires), contribuant au financement de ses actions.

• Quand : entre février et avril (2e–3e trimestre).
• Qui : la direction du collège fournit à l’APEL les listes officielles des fournitures par niveau (6e, 5e, 4e, 3e).
• Référent APEL : un membre du bureau est désigné chaque année pour piloter l’action.

• Le référent transmet les listes au prestataire.
• Création d’une boutique en ligne dédiée au Collège Saint-Joseph.
• Définition des packs (exemples) :
  • Pack complet par niveau (6e, 5e, 4e, 3e),
  • Packs complémentaires (papeterie, trousse, couleurs, etc.),
  • Pour exemples voir la liste de la rentrée 2025.
• L’objectif est de rendre les packs :
  • pratiques (tout en un, peu de courses à faire),
  • financièrement intéressants pour les familles,
  • attractifs pour maximiser le volume de ventes (donc la commission APEL).

• Quand : courant juin (à la discretion de la direction).
• Comment : via le collège (École Directe, courriel ou flyer).
• Contenu :
  • lien vers la boutique,
  • date limite de commande,
  • explication du service et du SAV.

• Date fixe : 15 juillet.
• Après cette date, la boutique est fermée.
• Le prestataire transmet ensuite à l’APEL la liste des commandes détaillées (élève, packs commandés, quantités, coordonnées parents).

• Quand : dernier jeudi d’août, en général dans l'après-midi.
• Qui : 6 à 8 parents bénévoles pour décharger et installer.
• Lieu : salle de permanence du collège.

• Tables alignées avec cartons derrière.
• Une file par niveau.
• Balisage clair dès l’entrée (affiches visibles dès l'entrée, panneaux par niveau en hauteur).
  • Exemple : « 6e à gauche », « 5e au centre », « 4e–3e à droite »,

• Affichage obligatoire :
  • « Le service après-vente est assuré directement par marentreefacile.com ».
  • Délai de 48h pour signaler un produit manquant.
• Astuce pratique : demander aux familles de présenter le mail de confirmation.
• Préparation des listes : surligner à l’avance les commandes multiples (ex. : 2 packs papeterie sur une seule ligne).

• Quand : dernier vendredi d’août, 10h–15h.
• Bénévoles : 10 parents minimum.
• Affluence : pic entre 10h et 11h30.

• Environ 2 parents par niveau :
• un parent avec la liste des commandes,
• un parent qui va chercher les packs.
• Prévoir souplesse et efficacité (ne pas figer les rôles).

• Placer au fond de la salle les niveaux avec le plus de commandes (même si ce n’est pas l’ordre des niveaux).
• Prévoir un parent aiguilleur à l’entrée pour orienter les familles et répondre aux questions.
• Éviter les files dehors : aiguillage indispensable.

• Rassembler les commandes non retirées par niveau.
• Mettre chaque commande dans un sac, noter :
• nom de l’élève,
• niveau.
• Rassembler dans des cartons par niveau.

• Les cartons sont remis au CPE.
• Répartition dans les vies scolaires selon l’organisation des bâtiments (6e-5e / 4e-3e).
• Les élèves pourront récupérer leur commande dès la rentrée auprès de leur vie scolaire.

⚠️ Important : l’APEL ne gère pas le SAV ni les réclamations après distribution. Tout est à traiter avec le prestataire.

• Organiser un débrief en bureau APEL après la rentrée.
• Points à noter :
  • organisation de la salle,
  • nombre de bénévoles nécessaires,
  • communication aux familles,
  • difficultés rencontrées,
  • améliorations possibles.
• Intégrer ces retours dans le wiki pour capitaliser et faciliter l’organisation pour les années suivantes.

• Fév–Avr : récupérer les listes de fournitures auprès du collège.
• Mai–Juin : transmettre au prestataire, définir packs, valider boutique.
• Juin : communication aux familles (via collège).
• 15 juillet : clôture des commandes.
• Dernier jeudi d’août : livraison + installation salle (6–8 bénévoles).
• Dernier vendredi d’août : distribution (10 bénévoles).
• Rentrée : remise des commandes non retirées au CPE.
• Septembre : bilan APEL.