🚀 Documentation de l'Application de Gestion d'Événements

Bienvenue dans le guide d'utilisation de l'application de gestion d'événements et d'inscriptions de bénévoles. Ce document est conçu pour vous aider, que vous soyez un bénévole souhaitant s'inscrire ou un administrateur chargé de la gestion de la plateforme.

Cette section vous guide à travers les fonctionnalités publiques du site, de la recherche d'un événement à la gestion de vos inscriptions.

La page d'accueil est le portail des événements. Vous y trouverez :

Les événements à venir : Listés en premier, ce sont les événements pour lesquels vous pouvez vous inscrire.

Les événements terminés : Ils apparaissent grisés et vous permettent de consulter les postes qui étaient disponibles, mais plus de vous y inscrire.

Une fois que vous avez choisi un événement, cliquez sur “Voir les postes & S'inscrire” pour accéder à la page de l'événement.

Processus d'inscription :

Choisissez votre mission : Les postes disponibles sont présentés dans des sections dépliables.

Poste avec créneaux : Si le poste est divisé en créneaux horaires, cochez la ou les cases correspondant aux horaires qui vous intéressent. Les créneaux complets sont grisés et non sélectionnables. Un message d'alerte apparaîtra si vous sélectionnez des créneaux qui se chevauchent.

Poste sans créneau : Cochez simplement la case “Je m'inscris pour ce poste”.

Remplissez vos informations : Indiquez votre prénom, nom et adresse e-mail dans les champs prévus à cet effet. Ces champs sont obligatoires.

Validez : Cliquez sur “Valider mon inscription”. Après validation, vous recevrez un e-mail de confirmation contenant un lien personnel et sécurisé pour gérer vos inscriptions. Conservez cet e-mail précieusement.

Le lien personnel reçu par e-mail vous donne accès à votre page “Gérer mes inscriptions”. Sur cette page, vous pouvez :

Consulter le récapitulatif de tous les créneaux et postes auxquels vous êtes inscrit(e).

Vous désinscrire d'un créneau spécifique en cliquant sur l'icône de poubelle. Une confirmation vous sera demandée.

Ajouter vos créneaux à votre calendrier personnel (Google, Outlook, etc.) en téléchargeant un fichier .ics.

Supprimer toutes vos données : Une option dans la section “Options avancées” vous permet de supprimer définitivement toutes vos inscriptions et informations personnelles (nom, e-mail).

Si vous avez perdu l'e-mail contenant votre lien de gestion, pas de panique !

Rendez-vous sur la page d'accueil.

Cliquez sur le lien “Lien de gestion perdu ?” dans le pied de page.

Saisissez votre adresse e-mail. Si des inscriptions sont associées à cette adresse, un nouveau lien vous sera envoyé.

Cette section détaille l'ensemble des fonctionnalités de l'espace d'administration.

Pour accéder à l'espace d'administration, rendez-vous sur l'URL /admin et connectez-vous avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.

La page d'accueil de l'administration est votre tableau de bord. Il vous offre une vue d'ensemble rapide :

Prochains Événements : Un accès rapide pour gérer les événements à venir.

Activité Récente : Un journal des dernières actions (inscriptions, annulations) sur la plateforme.

Le cœur de l'administration se trouve dans la gestion des événements.

Liste des Événements

Cette page affiche tous les événements, séparés entre “à venir et en cours” et “passés”. Pour chaque événement, vous pouvez :

Activer/Désactiver : Un interrupteur vous permet de rendre un événement visible ou non sur le site public.

Gérer : Accéder à la page de gestion détaillée de l'événement (postes, créneaux, inscrits).

Modifier : Changer les informations de base de l'événement (titre, dates, etc.).

Dupliquer (Super Admin) : Créer une copie conforme d'un événement avec tous ses postes et créneaux, idéal pour les événements récurrents.

Supprimer : Effacer définitivement un événement et toutes les données associées. Créer ou Modifier un Événement

Le formulaire de création/modification vous permet de définir :

Le Titre et la Description.

Le Slug (partie de l'URL), qui est généré automatiquement à partir du titre mais peut être modifié.

Les dates de début et de fin.

Les emails de notification pour recevoir une alerte à chaque nouvelle inscription.

L'état (Actif/Inactif).

C'est ici que vous organisez en détail votre événement. La page est divisée en deux sections principales.

A. Gestion des Postes

Cette section liste tous les postes créés pour l'événement. Pour chaque poste, vous pouvez :

Ajouter un poste : Créez une nouvelle mission pour les bénévoles.

Modifier un poste : Changez son nom, sa description, etc.

Activer/Désactiver : Rendez un poste visible ou non sur la page d'inscription.

Dupliquer les créneaux (si applicable) : Copier tous les créneaux d'un poste vers un autre poste du même événement, avec un décalage de date optionnel (ex: copier tous les créneaux du samedi au dimanche). Lors de la création ou modification d'un poste, vous pouvez définir :

S'il est géré avec ou sans créneaux horaires.

Un nombre maximum de participants (si le poste n'a pas de créneaux).

Des champs personnalisés qui apparaîtront pour chaque créneau de ce poste (ex: “Salle”, “Professeur référent”, etc.).

B. Gestion des Créneaux (pour les postes concernés)

Si un poste utilise des créneaux, vous pouvez les gérer directement depuis la vue dépliée du poste :

Ajouter un créneau : Crée un créneau unique.

Ajouter des créneaux en masse : Un outil puissant pour générer de multiples créneaux sur plusieurs jours à partir d'un modèle (ex: créer les créneaux 9h-10h et 10h-11h pour tous les lundis et mardis du mois).

Modifier/Dupliquer/Supprimer un créneau existant.

Dupliquer une journée : Copier tous les créneaux d'une journée vers une autre date, pour le même poste ou un autre.

Au bas de la page de gestion d'un événement, vous trouverez la liste complète des bénévoles inscrits, organisée par poste et par créneau.

Deux vues disponibles :

Liste Détaillée : Une vue en accordéon qui liste les inscrits par poste, jour et créneau.

Vue d'ensemble visuelle : Un affichage chronologique (timeline) qui montre l'occupation des créneaux heure par heure pour chaque journée. Actions possibles :

Supprimer une inscription : Vous pouvez désinscrire manuellement un bénévole. La personne recevra un e-mail pour l'informer de l'annulation.

Contacter les bénévoles : Un outil vous permet d'envoyer un e-mail à tous les inscrits d'un ou plusieurs postes spécifiques. Vous pouvez utiliser la balise [PRENOM] pour personnaliser le message.

Exporter en CSV : Téléchargez la liste complète des inscrits avec toutes leurs informations au format CSV, compatible avec les tableurs comme Excel.

La page de statistiques vous offre une vue d'ensemble de l'activité sur la plateforme :

Indicateurs clés : Nombre total de bénévoles uniques, d'inscriptions et d'événements.

Graphiques : Répartition des inscriptions par événement.

Top Listes : Classement des bénévoles les plus actifs et des postes les plus demandés.

Les Super Administrateurs ont accès à une section pour gérer les comptes administrateurs.

Créer, modifier, supprimer des utilisateurs.

Assigner des rôles :

Éditeur : Ne peut gérer que les événements qui lui sont spécifiquement assignés.

Super Administrateur : A un accès complet à tous les événements et fonctionnalités, y compris la gestion des autres utilisateurs.

Gérer les permissions : Pour un éditeur, vous pouvez cocher les événements auxquels il aura accès.